La Banca d'Italia ha menato il provvedimento del 5 giugno 2019 che contiene disposizioni per l'attività di gestione del contante. Il provvedimento definisce le procedure che i gestori del contante devono adottare nelle differenti fasi del processo di trattamento del contante, con l’indicazione delle responsabilità degli addetti. A tal fine è necessario predisporre flussi informativi interni per assicurare che il personale sia consapevole del proprio ruolo e sia a conoscenza delle procedure da seguire per il corretto svolgimento delle proprie attività. Previsto, infine, un sistema di controlli interni e specifiche misure di sicurezza.

Pubblicato dalla Banca d’Italia il nuovo Provvedimento recante "Disposizioni per l'attività di gestione del contante".

Il Provvedimento, che tiene conto dei commenti ricevuti durante la fase di consultazione pubblica, sarà pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana ed entrerà in vigore il quindicesimo giorno successivo alla pubblicazione nella GU.

Il provvedimento prevede che, per l’avvio dell’attività di trattamento delle banconote in euro, gli operatori non finanziari che svolgono professionalmente attività di custodia e trasporto debbano iscriversi nell’elenco di cui all’art. 8 del decreto-legge 25 settembre 2001, n. 350, convertito con modificazioni dalla legge 23 novembre 2001, n. 409, tenuto dalla Banca d’Italia.

Gli altri soggetti che intendono esercitare l’attività di gestione del contante devono darne preventiva comunicazione alla Banca d’Italia. Tutti i gestori del contante devono comunicare il nominativo del referente aziendale per il ricircolo del contante, che ha il compito di corrispondere alle richieste di dati, informazioni e documentazione da parte della Banca d’Italia.

I gestori del contante devono adottare procedure documentate delle modalità di espletamento delle differenti fasi del processo di trattamento del contante, con l’indicazione delle responsabilità degli addetti. In particolare:

a) devono essere individuate modalità operative, per ciascuna fase di lavorazione delle banconote, che consentano di riferire costantemente al soggetto versante i biglietti trattati e di gestire prontamente e in maniera distinta le banconote sospette di falsità, quelle inidonee a circolare (tra cui le danneggiate) e quelle ricircolabili.

b) devono essere definite le procedure per la compilazione del verbale di ritiro delle banconote sospette di falsità e la relativa trasmissione alla Banca d’Italia e disciplinata la consegna alla Banca d’Italia dei biglietti non più idonei alla circolazione, al fine di consentire il tempestivo controllo sulla legittimità e sulla qualità delle banconote da parte di quest’ultima;

c) devono essere stabilite procedure per evitare che le banconote di pertinenza di ciascun soggetto versante possano essere impropriamente utilizzate, seguendo modalità che consentano la tracciabilità, la corretta registrazione contabile e la riferibilità al soggetto versante;

d) devono essere definite le procedure che consentano l’attribuzione della responsabilità sulla quantità e qualità delle banconote, qualora queste siano trasferite ad altro gestore del contante.

I gestori del contante sono tenuti a predisporre flussi informativi interni al fine di assicurare che il personale sia consapevole del proprio ruolo e sia a conoscenza delle procedure da seguire per il corretto svolgimento delle proprie attività. A tal fine, il gestore deve diffondere tra il personale i documenti aziendali (organigramma, mansionari, manuali operativi, comunicazioni) in cui sono specificati i ruoli assegnati con relativi compiti e responsabilità; deve inoltre essere messa a disposizione del personale la documentazione a corredo di ciascuna apparecchiatura (ad es. il manuale d’uso, anche in formato elettronico).

Il sistema dei controlli interni deve garantire il rispetto delle norme e delle procedure aziendali interne e prevedere la pronta rilevazione di carenze e anomalie, la segnalazione delle medesime ai competenti livelli di controllo e la verifica dei conseguenti interventi di sistemazione.

Devono essere previsti:

- controlli di primo livello (di linea) diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni di trattamento delle banconote;

- controlli di secondo livello da attribuire a un’unità o a personale non direttamente coinvolti nelle attività operative, che effettuino periodiche verifiche sulle materialità in giacenza nel caveau e controlli di conformità del processo di lavorazione con le procedure adottate e con gli impegni contrattuali assunti;

- controlli di terzo livello attraverso l’istituzione di un’apposita funzione di revisione interna che provveda al monitoraggio sugli andamenti anomali, sulle violazioni delle procedure e della regolamentazione nonché sulla funzionalità e sull’affidabilità del complessivo sistema dei controlli interni. Negli operatori di minori dimensione e complessità operativa tale funzione può non essere istituita, ma l’attività di monitoraggio di cui sopra deve in ogni caso essere assicurata;

- un sistema che consenta ai responsabili dei controlli di primo e secondo livello di segnalare ai livelli decisionali superiori le anomalie riscontrate nelle lavorazioni, al fine di adottare le misure correttive necessarie e verificarne l’efficacia.

E’ necessario poi dotarsi di un’adeguata ed efficiente procedura informatica a supporto delle lavorazioni che presidi l’intero ciclo di trattamento del contante. Inoltre, la procedura deve rendere disponibili report periodici (giornalieri, settimanali, mensili), ad uso del personale incaricato di effettuare controlli e/o della direzione della società.

Il provvedimento della Banca d’Italia prevede infine che misure di sicurezza debbano accompagnare costantemente il trattamento dei valori (autenticazione e selezione delle banconote, confezionamento, movimentazioni e passaggi di valori interni, custodia e reimmissione in circolazione) nel pieno rispetto anche delle norme di settore. A tal fine, nei locali in cui si svolge la lavorazione dei valori deve accedere solo il personale strettamente indispensabile.

Fonte: http://www.ipsoa.it/documents/impresa/banche/quotidiano/2019/06/07/bankitalia-nuove-regole-gestori-contante