Cambiano le regole per la gestione del contante da parte di istituti di credito, di moneta elettronica, di pagamento e per gli operatori non finanziari. Con il provvedimento 5 giugno 2019 della Banca d’Italia vengono, infatti, previsti una disciplina più rigorosa e un approccio strutturato ai controlli di autenticità della moneta e di idoneità alla circolazione, sia per i controlli automatizzati e sia per quelli effettuati manualmente dagli operatori. Le sanzioni amministrative in caso di inottemperanza vanno dai 5.000 ai 50.000 euro e tra le novità vi è l’inclusione tra i gestori del contante di case da gioco e commercianti in genere, quando operano tramite distributori automatici di denaro.

La Banca d’Italia ha emanato il 5 giugno il provvedimento relativo alle attività di gestione del contante.

Il provvedimento definisce le procedure da adottare a carico dei gestori del contante per garantire la pronta e tempestiva individuazione di anomalie e il monitoraggio costante da parte dell’autorità.

In particolare, sono definite modalità operative per ogni fase dell’attività di gestione del contante, tra cui la segnalazione di banconote sospette di falsità o inidonee a circolare, per garantire la tracciabilità delle attività, la piena consapevolezza degli operatori e l’attribuzione puntuale delle responsabilità.

Tra le novità, l’inclusione delle case da gioco e dei commercianti in genere tra i gestori del contante, quando questi operino tramite distributori automatici di contante.

Il provvedimento, che abroga i precedenti del 22 giugno 2016 e del 7 febbraio 2018, sarà pubblicato in Gazzetta Ufficiale ed entrerà in vigore il quindicesimo giorno successivo alla sua pubblicazione.

Analizziamo di seguito la disciplina.

Sono gestori del contante gli operatori professionali del contante, ovvero:

1. gli istituti di credito;

2. Poste Italiane Spa, gli istituti di moneta elettronica, gli istituti di pagamento e altri prestatori di servizi di pagamento, quando tali servizi comportino l’uso del contante;

3. altri operatori economici, compresi gli operatori non finanziari che svolgono professionalmente attività di custodia e trasporto di valori;

4. cambiavalute professionali;

5. altri soggetti, quali i commercianti e i casinò, che partecipino a titolo accessorio alla gestione e distribuzione al pubblico di banconote mediante distributori automatici, nei limiti di tale attività;

Le autorità monetarie (Banche centrali nazionali) emittenti banconote e monete in euro hanno il dovere di preservare la fiducia dei cittadini nella moneta comune, tutelando l’integrità e la qualità del circolante e a tale scopo è richiesto ai gestori del contante di effettuare controlli di autenticità e di idoneità a circolare sulle banconote e le monete per riconoscere tempestivamente gli esemplari falsi e accertare che lo stato di conservazione delle banconote e delle monete circolanti sia di qualità tale da consentirne la circolazione.

Le attività di gestione del contante assolvono questo specifico compito: preservare l’autenticità, l’integrità e lo stato di conservazione delle banconote mediante, da un lato, controlli di autenticità, ovvero l’individuazione di quelle sospette di falsità, dall’altro, controlli di idoneità, cioè la verifica delle banconote che, per il loro stato di conservazione, risultano inidonee a essere reimmesse in circolazione.

Tutti i gestori del contante devono comunicare il nominativo del referente aziendale per il ricircolo del contante, che ha il compito di corrispondere alle richieste di dati, informazioni e documentazione da parte della Banca d’Italia; sono tenuti altresì a segnalare alla Banca d’Italia eventuali variazioni delle informazioni in precedenza fornite.

I controlli possono essere effettuati sia in operazioni di sportello, sia con l’alimentazione di dispositivi automatici di distribuzione del contante.

In quest’ultimo caso i gestori del contante devono dotarsi di adeguate risorse tecnologiche e sono tenuti ad utilizzare esclusivamente apparecchiature conformi, adeguate al volume di banconote da processare. Quando invece i controlli sono manuali, gli operatori devono essere adeguatamente formati (“personale addestrato”) e aggiornati attraverso specifiche sessioni di aggiornamento sull’evoluzione del quadro normativo e delle best practice.

I gestori del contante devono adottare procedure formalizzate relative alle diverse fasi del trattamento del contante, indicando le responsabilità specifiche degli addetti. In particolare, è richiesta l’attivazione di procedure che consentano in ogni fase l’individuazione specifica di chi effettua il versamento, per imputare eventuali responsabilità in ordine all’individuazione di banconote false. In caso di segnalazione di biglietti falsi, il gestore del contante dovrà segnalare contestualmente le banconote false e l’identità del versante.

Sono inoltre stabilite procedure specifiche per la segnalazione e la consegna di banconote false o non più idonee alla circolazione, nonché per consentire la tracciabilità di ogni banconota, anche al fine di attribuire le giuste responsabilità in caso di trasferimento del contante tra un gestore e un altro (si pensi alla consegna di contanti ad un istituto di trasporto valori).

In merito ai controlli interni, il provvedimento prevede che siano formalizzati tre livelli di controllo:

1. controlli di primo livello, diretti ad assicurare il corretto svolgimento delle operazioni di trattamento delle banconote;

2. controlli di secondo livello, a cui saranno preposti soggetti non direttamente coinvolti nelle attività operative. Si tratta di verifiche periodiche sulle giacenze dei caveau e controlli di conformità dei processi di lavorazione con le procedure adottate e con gli impegni contrattuali assunti;

3. controlli di terzo livello, attraverso l’istituzione di un’apposita funzione interna che monitori gli andamenti anomali ed eventuali violazioni e si occupi in generale di valutare il corretto funzionamento dell’intero sistema di controlli interni. Gli operatori di limitate dimensioni sono esonerati dalla creazione di tale funzione, purché sia comunque assicurato il monitoraggio di terzo livello.

Dev’essere inoltre previsto un sistema che consenta ai responsabili dei primi due livelli di controllo di segnalare ai livelli superiori le anomalie rilevate, per garantire l’adozione tempestiva di misure correttive.

Sono previste infine specifiche misure di sicurezza al fine di tutelare il corretto trattamento del contante, nel rispetto anche delle norme di settore. A tal fine nei locali in cui si svolge la lavorazione dei valori può accedere solo il personale strettamente indispensabile.

Inoltre, oltre a garantire la corretta funzionalità dei presidi, attraverso ad esempio apparati di videosorveglianza, i gestori del contante devono operare affinché le banconote sospette di falsità siano custodite in totale sicurezza e separate dal resto della giacenza, e tutte le operazioni di trattamento del contante devono avvenire in presenza di almeno due addetti.

La Banca d’Italia ha potere ispettivo nei confronti dei gestori del contante. In particolare, può acquisire informazioni, atti e documenti o eseguire ispezioni, al fine di verificare il rispetto delle disposizioni in materia di trattamento del denaro contante e i soggetti ispezionati sono tenuti alla massima collaborazione.

Nel corso degli accertamenti, gli ispettori incaricati possono verificare:

- l’assetto organizzativo adottato, le misure di addestramento del personale, i controlli interni. Verificano inoltre se è correttamente governato il rischio di reimmettere sul mercato banconote false;

- la conformità delle apparecchiature per l’autenticazione e la selezione del contante, il loro corretto funzionamento e la loro capacità di effettuare i controlli di autenticità e idoneità, nonché le procedure che disciplinano l’operatività e il controllo delle apparecchiature stesse;

- il trattamento delle banconote sottoposte a verifica;

- le modalità con cui sono svolti da parte degli operatori i controlli di autenticità e idoneità.

In caso di violazione delle norme previste nel provvedimento citato sono previste a carico del gestore del contante sanzioni amministrative che vanno da 5.000 a 50.000 euro. L'importo della sanzione, entro i limiti previsti, viene fissato tenendo conto della significatività della violazione e del suo grado di pericolosità.

A tal fine si valutano le conseguenze della violazione anche in funzione del volume di contante trattato e della durata della violazione, nonché di alcune circostanze specifiche che possono attenuare o aggravare il rischio.

Quando autore della violazione sia una banca o altro intermediario finanziario o prestatore di servizi di pagamento, la Banca d’Italia effettua valutazioni aggiuntive anche in funzione dei riflessi che le violazioni possono avere sull’attività di vigilanza specifica prevista per tali soggetti dalle normative di settore.

Fonte: http://www.ipsoa.it/documents/impresa/banche/quotidiano/2019/06/17/gestione-contante-adempimenti-vista-istituti-credito-e-non-solo