Entro il 1° agosto 2021 (ma per alcune norme è prevista una diversa tempistica di recepimento), gli Stati UE dovranno adeguare il diritto nazionale per permettere, in alternativa alla procedura ordinaria, la costituzione online di Srl e Srls, la registrazione delle succursali e la presentazione di documenti e informazioni. Lo prevede la direttiva UE 2019/1151 sull’utilizzo di strumenti e processi digitali nel diritto societario. Le PMI che vorranno costituirsi assumendo le forme societarie della Srl (e della Srls) beneficeranno di una riduzione di costi e dei tempi di registrazione. La costituzione online dovrà, infatti, essere completata entro 5 giorni lavorativi, se la società sarà costituita esclusivamente da persone fisiche, oppure 10 giorni lavorativi negli altri casi.

Sarà più facile costituire le società (Srl e Srls) e registrare le loro succursali grazie alle nuove procedure online, che in alternativa al notaio, gli Stati UE dovranno introdurre negli ordinamenti nazionali in recepimento, entro il 1° agosto 2021, di quanto previsto dalla direttiva (UE) 2019/1151 del Parlamento e del Consiglio del 20 giugno 2019.

Nel 2016, una consultazione pubblica della Commissione europea aveva indicato la registrazione di un’attività d’impresa, inclusa quella di una società, come la procedura più importante per un’impresa da rendere disponibile online.

In Italia, qualche passo in avanti sul fronte della digitalizzazione della fase di costituzione delle imprese è già stato fatto, e in particolare per quanto riguarda il sostegno alle “startup innovative” già dal 2016 le Camere di Commercio hanno creato l’ufficio Assistenza qualificata alle imprese (AQI), che ne consente la costituzione, utilizzando un modello standard tipizzato (D.M. 17 febbraio 2016) e una semplice firma digitale (procedura facoltativa e alternativa rispetto a quella ordinaria dell'atto pubblico notarile): la stipula del contratto avviene attraverso una piattaforma on line, con sottoscrizione digitale di ciascuno dei soci partecipanti all'atto (nel caso di società pluripersonali) o dall'unico socio (società unipersonale).

Peraltro, la riforma del sistema camerale (D.Lgs. n. 219/2016) ha previsto che proprio presso le Camere di commercio venisse istituito il “fascicolo unico d’impresa” in cui raccogliere dati relativi alla costituzione, all’avvio e all’esercizio delle attività dell’impresa, svolgendo così le funzioni di “punto unico di accesso telematico” per le vicende amministrative riguardanti l’attività d’impresa.

La trasposizione della direttiva negli ordinamenti nazionali richiede anche a quegli Stati UE non ancora digitalizzati di portare il diritto societario nell’era digitale, con l’effetto atteso di un dimezzamento delle tempistiche di registrazione delle società e delle succursali e di una significativa riduzione dei relativi costi, stimata addirittura in tre volte rispetto all’iter tradizionale su supporto cartaceo: l’UE ritiene di poter far risparmiare alle imprese europee 42-84 milioni di euro all’anno. Imprese che in Europa sono circa 24 milioni, delle quali circa l’80% sono Srl, a loro volta rappresentate, per il 98-99% circa, da PMI.

Gli Stati dovranno fare in modo che tali innovazioni non abbassino i controlli preventivi per queste operazioni offrendo il fianco alle possibilità di riciclaggio di proventi illeciti. Tutto ciò, per quanto riguarda l’Italia, dovrà essere armonizzato con la legge notarile: la direttiva (UE) 2019/1151 lascia liberi gli Stati membri di stabilire la partecipazione di notai o avvocati in qualsiasi fase delle procedure online, anche se ciò non deve impedire di espletare online tutta la procedura.

La costituzione telematica delle società dovrà poter essere completamente svolta online, senza che i richiedenti debbano comparire di persona dinanzi a un'autorità o a qualsiasi persona o organismo incaricato a norma del diritto nazionale di occuparsi di qualunque aspetto della costituzione online delle società, compresa la redazione dell'atto costitutivo di una società (art. 13-octies).

Nell’ottica dell’opt-out, gli Stati Ue potranno decidere di non fissare procedure di costituzione online per i tipi di società diversi da quelli di cui all'allegato II bis, che per l’Italia sono la Srl e la Srls, mantenendo ad esempio per Spa e società di capitali le procedure tradizionali.

Un aspetto molto importante è quello dell’identificazione “a distanza” dei soggetti sottoscrittori.

Si potranno usare i mezzi adottati nell'ambito del regime di identificazione elettronica approvato a livello nazionale o quelli emessi in un altro Stato UE riconosciuti ai fini dell'autenticazione transfrontaliera nel rispetto delle condizioni del regolamento (UE) n. 910/2014 (regolamento e-IDAS): se però tali condizioni non sono rispettate, gli Stati possono rifiutare il riconoscimento dei mezzi di identificazione elettronica altrui.

La stessa direttiva (UE) 2019/1151 prevede che, se giustificato da motivi di interesse pubblico per impedire l'usurpazione o l'alterazione di identità, gli Stati UE potranno adottare misure per richiedere una presenza fisica per la verifica dell'identità del richiedente dinanzi a un'autorità o a qualsiasi persona od organismo incaricati dal diritto nazionale di trattare qualsiasi aspetto delle procedure online di cui al presente capo, compresa l'elaborazione dell'atto costitutivo di una società, ma tale richiesta potrà essere avanzata solo “caso per caso” se vi sono motivi di sospettare una falsificazione dell'identità, mentre qualsiasi altra fase della procedura dovrà essere completata online.

Altresì, il considerando 22 fa cenno al ricorso a “controlli elettronici complementari dell'identità, della capacità giuridica e della legittimità”, che possono includere, tra l'altro, “videoconferenze o altri mezzi online che contemplano una connessione audiovisiva in tempo reale”.

In Italia, l’autenticazione elettronica avviene attualmente sia attraverso TS-CNS e Carta di Identità elettronica, sia tramite il Sistema pubblico di identità digitale (SPID): si potrà dunque lavorare su questi due canali per adeguarli alla nuova direttiva.

Gli Stati UE dovranno precisare le modalità per la costituzione online delle società, ivi compreso per quanto riguarda i modelli: la costituzione telematica dovrà poter essere effettuata presentando documenti o informazioni in formato elettronico (comprese le loro copie elettroniche), direttamente presso i registri nazionali (per l’Italia, quelli della Camera di Commercio).

Si dovranno prevedere tra l’altro le procedure per garantire che i richiedenti abbiano la capacità giuridica e la capacità di rappresentare la società, i mezzi per verificare l'identità dei richiedenti, le procedure per verificare la legittimità dell'oggetto e della denominazione della società (se tali controlli sono previsti dal diritto nazionale), nonché le procedure per verificare la nomina degli amministratori.

Tali modalità potranno prevedere anche il ruolo di un notaio o di altre persone o organismi incaricati ai sensi del diritto nazionale di trattare per qualsiasi aspetto della costituzione online di una società, nonché l'esclusione della costituzione online quando il capitale sociale della società debba essere pagato sotto forma di contributi in natura.

Per l’eventuale versamento del capitale sociale, il pagamento dovrà poter essere effettuato online, su un conto bancario della banca che opera nell'Unione: anche la prova di tali pagamenti dovrà poter essere fornita online.

Gli eventuali pagamenti previsti per gli oneri della procedura dovranno essere online, consentendo “l'identificazione della persona che ha effettuato il pagamento” attraverso un servizio “fornito da un istituto finanziario o da un prestatore di servizi di pagamento stabilito in uno Stato membro”.

La costituzione online dovrà essere completata entro 5 giorni lavorativi, se la società sarà costituita esclusivamente da persone fisiche che utilizzino i modelli di cui all'art. 13-nonies, oppure 10 giorni lavorativi negli altri casi, a decorrere dall'ultimo, in ordine di tempo, di una serie di eventi espressamente indicata (la data di adempimento di tutte le formalità richieste per la costituzione online, la data del pagamento di una commissione di registrazione, il pagamento del capitale sociale in contanti, etc).

Il richiedente dovrà essere informato dei motivi di eventuali ritardi.

Dovranno essere “rese disponibili informazioni concise e agevoli, gratuitamente, in almeno una lingua ampiamente compresa dal maggior numero possibile di utenti transfrontalieri, sui portali o sui siti web per la registrazione accessibili mediante lo sportello digitale unico, per assistere nella costituzione di società e nella registrazione di succursali”.

Le informazioni dovranno almeno riguardare le modalità per la costituzione delle società e per la registrazione delle succursali, una sintesi delle norme applicabili per diventare membri degli organi di amministrazione, gestione o vigilanza di una società, etc.

Dovranno essere resi disponibili, per Srl e Srls, i modelli sui portali o sui siti web per la registrazione, accessibili mediante lo Sportello digitale unico: il contenuto dei modelli dovrà essere disciplinato dal diritto nazionale.

Dovrà comunque essere possibile, se il diritto nazionale lo prevede, anche redigere gli atti costitutivi in forma di atto pubblico.

Dovranno essere introdotte a livello nazionale norme sull'interdizione degli amministratori delle società, locuzione con cui è stata tradotta l’espressione inglese “disqualified directors”, e che più propriamente sembra potersi riferire al caso in cui la persona sia stata interdetta dalla funzione di amministratore.

Per il recepimento delle nuove disposizioni si dovrà osservare una tempistica differenziata, in base alla quale gli Stati membri:

- entro il 1° agosto 2021, dovranno trasporre nel diritto interno la direttiva (UE) 2019/1151, adottando le necessarie opportune le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative e informando immediatamente la Commissione;

- entro il 1° agosto 2023, dovranno recepire:

a) l'art. 1, punto 5) direttiva (UE) 2019/1151 (cioè prevedere le procedure di costituzione online delle società, precisarne le modalità, mettere a disposizione i modelli sui portali o sui siti web per la registrazione accessibili mediante lo sportello digitale unico);

b) l'art. 13 decies (predisposizione delle norme sull'interdizione degli amministratori),

c) l'art. 13 undecies, paragrafo 2, della direttiva (UE) 2017/1132 (possibilità di verificare elettronicamente l'origine e l'integrità di informazioni e documenti societari presentati online);

- l'art. 1, punto 6) della direttiva (UE) 2019/1151, con riguardo all'art. 16, paragrafo 6, della direttiva (UE) 2017/1132 (costituzione del fascicolo presso un registro centrale, presso il registro di commercio o presso il registro delle imprese per ogni società iscritta e predisposizione dell’identificativo unico europeo, “EUID”).

In deroga alla norma che fissa la scadenza del 1° agosto 2021, gli Stati membri che incontrano particolari difficoltà nel recepimento della direttiva (UE) 2019/1151 hanno il diritto di beneficiare di una proroga di massimo un anno, a patto che forniscano i “motivi oggettivi della necessità di tale proroga”: gli Stati membri dovranno notificare alla Commissione, entro il 1° febbraio 2021, l'intenzione di avvalersi della proroga.

Fonte: http://www.ipsoa.it/documents/impresa/contratti-dimpresa/quotidiano/2019/07/29/diritto-societario-costituzione-on-line-senza-notaio-srl