Quello della gestione documentale è un tema molto articolato, di cui spesso non si conoscono tutti gli aspetti. Abbiamo veramente la cognizione di cosa significa “gestione documentale”? Siamo veramente consapevoli di quali siano i vantaggi di gestire i documenti con sistemi informatici all’avanguardia? E soprattutto, a cosa andiamo incontro nel gestire i documenti in modo analogico e senza un supporto informatico? Anche la normativa, in questo senso, “spinge” affinché le aziende si dotino e facciano sempre più uso di sistemi di Document management, siano essi gestiti internamente all’azienda o utilizzati in modalità cloud, molto spesso tramite società terze in configurazione “software as a service” (SaaS). Proviamo a fare luce su questo argomento analizzandone i principali elementi.

I sistemi di gestione documentale hanno iniziato le loro prime importanti comparse in Italia intorno all’inizio degli anni ‘90. In quel periodo, infatti, la progressiva riduzione del costo dello spazio sui sistemi informatici, nonché l’introduzione di sistemi di scansione a costi competitivi (Canon, Fujitsu, Kodak, etc.) hanno fortemente contribuito, nell’analisi costi-benefici, alla diffusione di sistemi informatici in grado non solo di archiviare, ma anche di gestire il workflow delle principali tipologie di documenti sia delle Pubbliche Amministrazioni che delle aziende private.

A livello normativo si ha una “spinta” nel gennaio 2004 quando, sulla scia di direttive europee e sulla base di quanto sancito dall’Autorità per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (AIPA) con la deliberazione n. 42 del 13 dicembre 2001 in merito alle regole tecniche per la riproduzione e la conservazione di documenti su supporto ottico idoneo a garantire la conformità dei documenti agli originali, viene emesso il decreto del Ministero dell’Economia e delle finanze del 23 gennaio 2004 che finalmente consente l’emissione, la conservazione e l’esibizione di documenti informatici anche ai fini tributari, seguendo le regole dettate dal Centro Nazionale per l’Informatica nella Pubblica Amministrazione (CNIPA, ex AIPA, oggi Autorità per l’Italia Digitale) con la deliberazione n. 11 del 19 febbraio 2004.

La normativa del 2004 consente, in buona sostanza, alla Pubblica Amministrazione e alle aziende private di dare valore legale ai documenti informatici ancorché generati da documenti analogici che vengono, così, sostituiti (da qui l’appellativo di conservazione sostitutiva).

Tuttavia, sono presenti delle lacune (prima tra tutte l’assenza di uno standard nella conservazione dei documenti, la poca chiarezza sull’inoltro dell’impronta informatica dell’archivio all’Agenzia delle Entrate e la presenza di vincoli temporali molto stringenti in tema di archiviazione e conservazione di fatture) che causano una partenza un po’ al rallentatore.

Tali lacune vengono colmate dieci anni dopo con l’introduzione del decreto del Ministero dell’Economia e delle finanze del 17 giugno 2014 (attuale normativa di riferimento) che, adottando le specifiche tecniche in materia di conservazione dettate dal D.P.C.M. 3 dicembre 2013 e acquisito il parere tecnico dell’Agenzia per l’Italia Digitale, consente tra l’altro di:

- avere uno standard di riferimento per la conservazione (Standard SInCRO - Supporto all'Interoperabilità nella Conservazione e nel Recupero degli Oggetti digitali - UNI 11386:2010);

- eliminare il vincolo temporale dei 15 giorni per la conservazione delle fatture, allineandolo a quello di libri e registri rilevanti ai fini tributari, la cui conservazione deve essere completata entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale;

- eliminare la comunicazione dell’impronta dell’archivio all’Agenzia delle Entrate, in luogo di una semplice indicazione nella dichiarazione dei redditi relativa al periodo di imposta di riferimento con la quale si informa il fisco della conservazione in modalità elettronica dei documenti rilevanti a fini tributari;

- agevolare il pagamento dell’imposta di bollo, che deve essere effettuato in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio (in luogo della soluzione con anticipo e saldo prevista dal precedente decreto);

- delineare in modo chiaro le modalità di stesura del Manuale della Conservazione e il ruolo del Responsabile della Conservazione.

In questo contesto acquisisce sempre più importanza il ruolo dei soggetti che svolgono attività di conservazione dei documenti informatici, tant’è che l’Agenzia per l’Italia Digitale istituisce un apposito registro e, con la circolare n. 65 del 2014, ne sancisce le modalità per l’accreditamento, oltre a definire le regole per l’attività di vigilanza.

Ma l’archiviazione e la relativa conservazione dei documenti in formato digitale non costituiscono il solo effetto benefico della gestione documentale con sistemi informatici. È infatti l’ottimizzazione della gestione dell’intero flusso documentale che costituisce la fonte dei maggiori vantaggi per le aziende (sia private che pubbliche); chi pensa di approcciare ad un sistema informatico di Document Management si rende conto che la maggior parte delle tipologie di documento ha un proprio ciclo di vita, caratterizzato da più fasi ben distinte:

- ricezione dei documenti provenienti dall’esterno;

- creazione dei documenti (ad uso interno o per l’esterno);

- condivisione dei documenti;

- approvazione dei documenti;

- archiviazione dei documenti;

-conservazione dei documenti (inclusa la funzionalità di recupero):

- distruzione dei documenti al termine del ciclo di vita stesso.

La riduzione dei costi di gestione di una certa tipologia di documento la si ottiene semplificando ed automatizzando il più possibile ciascuna delle fasi del ciclo di vita dello stesso; si pensi, ad esempio, alle tecnologie di OCR (Optical Character Recognition) o di OMR (Optical Mark Recognition) che consentono di far leggere automaticamente ad un software rispettivamente un testo o un insieme di risposte in questionari a risposta multipla o singola, o ai più recenti sistemi di Intelligenza Artificiale che consentono alle macchine di interpretare testi completi categorizzando i documenti come, fino a poco tempo fa, avrebbe potuto fare solo l’intelligenza umana.

Queste tecnologie non solo consentono di ridurre i tempi (e quindi i costi) di gestione delle fasi iniziali del processo (di norma il carico/creazione dei documenti all’interno del sistema di Document Management), ma rendono molto più semplice e sempre più priva di errori la condivisione tra diversi utenti, eliminando così, inutili costi di copie (che, in assenza di sistemi efficienti di gestione documentale, generano ulteriori costi di archiviazione in loop spesso viziosi) e ottimizzando tempi e costi di gestione e approvazione dei documenti (ad esempio la contabilizzazione di una fattura ricevuta a seguito dell’approvazione su più livelli, con monitoraggio dello stato di approvazione).

Un ulteriore grosso vantaggio che si ottiene nell’adozione di un sistema informatico efficiente di gestione documentale consiste nella sicurezza dei documenti archiviati:

- in primo luogo, si ha la garanzia di non dispersione dei documenti archiviati (grazie alle molteplici chiavi di ricerca utilizzabili per ritrovare i documenti);

- inoltre, si ha la garanzia della inalterabilità del documento archiviato, grazie ai backup e alle tecnologie informatiche in grado di garantire paternità, contenuti e data di emissione.

- infine, grazie ai sistemi di profilazione utente, la condivisione può essere gestita a più livelli garantendo, così, la necessaria riservatezza.

Un’ultima considerazione (ma non ultima in termini di risparmio) sui vantaggi che si possono ottenere adottando sistemi informatici efficienti di Document Management riguarda, strano a dirsi, la distruzione o l’anonimizzazione dei documenti ormai giunti alla fine del proprio ciclo di vita: dopo l’introduzione del recente GDPR (General Data Protection Regulation), abbiamo assistito ad un inasprimento delle sanzioni per i documenti “esausti” non distrutti; va da sé che poter gestire questa incombenza in modo del tutto o semi automatico (in base alle regole adottate da ciascuna azienda) consente innanzi tutto un enorme risparmio di tempo, oltre ad evitare di incorrere in assurde penali.

Concludendo, abbiamo visto che il tema della Gestione Documentale, se preso sul serio, può presentare aspetti per i quali occorrono determinate competenze e un’elevata professionalità. È quindi necessario innanzi tutto adottare un sistema informatico di Document Management efficiente, semplice da utilizzare e che garantisca le funzionalità di cui sopra nel rispetto dei termini di legge.

Inoltre, in determinate circostanze, può risultare strategico affidarsi ad un soggetto terzo sia per la fornitura e manutenzione del software di Gestione Documentale che per l’intera attività di archiviazione e conservazione (ad esempio in caso di grossi moli di documenti da archiviare o nel caso in cui non siano presenti le dovute competenze all’interno dell’azienda).

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Fonte: http://www.ipsoa.it/documents/impresa/contratti-dimpresa/quotidiano/2019/10/08/gestione-documentale-vantaggi-aziende