Via libera alla gestione semplificata dello smart working in 6 regioni italiane per aiutare imprese e professionisti a gestire le difficoltà organizzative dovute all’emergenza sanitaria da Coronavirus. Si tratta dell’Emilia Romagna, del Friuli Venezia Giulia, della Lombardia, del Piemonte, del Veneto e della Liguria. In queste regioni il legislatore, con DPCM del 25 febbraio 2020 pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale, ha previsto una semplificazione transitoria della disciplina dello smart working e dei relativi adempimenti telematici per consentire una temporanea riorganizzazione delle attività aziendali a distanza e ridurre al minimo la mobilità dei lavoratori senza compromettere la produttività.

Pubblicato sulla Gazzetta Ufficiale del 25 febbraio 2020 n. 47 il DPCM 25 febbraio 2020 che prevede l’estensione dell’ambito geografico di applicazione del lavoro agile (smart working), in considerazione dello stato di emergenza sanitaria derivato dalla diffusione del Coronavirus nelle regioni del Nord Italia.

Il provvedimento dispone che la modalità di lavoro agile è applicabile, in via automatica fino al 15 marzo 2020, nelle Regioni Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria, a qualsivoglia rapporto di lavoro subordinato, anche in assenza degli accordi individuali ordinariamente previsti.

Gli obblighi di informativa previsti dalla legge 22 maggio 2017, n. 81, sono assolti in via telematica utilizzando la documentazione resa disponibile sul sito dell'Istituto nazionale assicurazione infortuni sul lavoro (INAIL) anche in deroga ai limiti percentuali stabiliti dalla legge e dalla contrattazione collettiva, dopo una comunicazione alle organizzazioni sindacali.

Partendo dal presupposto che, al momento, ogni azienda sta procedendo a regolare la prestazione dell’attività da parte dei lavoratori dipendenti secondo il proprio buon senso e la propria sensibilità, vediamo allora in dettaglio quali deroghe sono ammesse alla procedura ordinaria.

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Lo smart working consiste in una flessibile modalità di organizzazione del lavoro subordinato, che prescinde dalla esatta definizione del luogo e dell’orario di lavoro, ma viene definita dalle attività da svolgere e dalle competenze del soggetto prestatore. L’attività lavorativa viene svolta in parte all’interno dei locali aziendali e in parte all’esterno, senza una postazione fissa, ma nel rispetto dei limiti di durata massima dell’orario di lavoro giornaliero e settimanale stabiliti dalla legge e dai CCNL.

Il lavoro agile è applicabile in caso di contratto a tempo indeterminato e a termine. Per la sua attivazione occorre che si stipuli, in forma scritta (ai fini della prova), un accordo volontario tra le parti dal quale si può recedere nei termini fissati dalla legge e dalla contrattazione.

Esso deve disciplinare:

- l’esecuzione della prestazione anche all’esterno dei locali aziendali;

- le modalità di esercizio del potere di controllo e disciplinare da parte del datore di lavoro e le correlate ipotesi di irrogazione di sanzioni disciplinari;

- i tempi di riposo e il diritto alla disconnessione del lavoratore.

L’accordo va normalmente depositato per via telematica. I datori di lavoro pubblici e privati possono procedere all'invio della documentazione attraverso la piattaforma disponibile sul portale dei servizi del Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali. L’accesso alle funzionalità per la trasmissione degli accordi per lo svolgimento dell’attività lavorativa in modalità lavoro agile è consentito dal portale lavoro.gov.it a coloro che:

- sono in possesso delle credenziali SPID, rilasciate da uno qualsiasi dei gestori indicati dall’AgID

- sono in possesso di credenziali attive rilasciate dal portale www.cliclavoro.gov.it incaricati, da parte del datore di lavoro, alla trasmissione in quanto consulente del lavoro o altro soggetto abilitato.

Nel caso di credenziali ClicLavoro, agli utenti è consentito l’accesso solo selezionando il profilo “Soggetto Abilitato”.

Nel caso di SPID, agli utenti è consentito l’accesso alle funzionalità di trasmissione scegliendo uno tra i seguenti profili:

- referente aziendale: può inviare comunicazioni solo per un’azienda, indicata successivamente all’autenticazione.

- soggetto abilitato: nella medesima sessione di lavoro può inviare comunicazioni per diverse aziende, indicate durate la fase di compilazione.

ll lavoratore agile ha diritto ad un trattamento economico e normativo non inferiore a quello complessivamente applicato ai lavoratori che svolgono l’attività esclusivamente all’interno dell’azienda. E’ altresì riconosciuto il diritto all’apprendimento permanente e alla certificazione periodica delle competenze.

Il DPCM 25 febbraio 2020 prevede la possibilità di applicazione automatica dello smart working ad ogni rapporto di lavoro subordinato, fino al 15 marzo 2020, nelle Regioni Emilia Romagna, Friuli Venezia Giulia, Lombardia, Piemonte, Veneto e Liguria, nel rispetto dei principi di base e anche in assenza degli accordi individuali.

Con riferimento al lavoro agile adottato per fronteggiare l’emergenza Coronavirus, il Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali, con nota del 24 febbraio 2020, ha specificato che:

- nella procedura telematica d’emergenza l'accordo individuale è sostituito da un'autocertificazione che il lavoro agile si riferisce ad un soggetto appartenente a una delle aree a rischio;

- nel campo "data di sottoscrizione dell'accordo", deve essere inserita la data di inizio dello smart working".

Si ricorda che il datore di lavoro è responsabile della sicurezza e del buon funzionamento degli strumenti tecnologici assegnati al lavoratore per lo svolgimento dell’attività lavorativa.

Egli consegna al lavoratore e al rappresentante dei lavoratori per la sicurezza una informativa scritta contenente i rischi generali e specifici connessi a questa particolare modalità di svolgimento del rapporto di lavoro. Il lavoratore è tenuto a cooperare all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte dal datore di lavoro riguardo la prestazione eseguita all’esterno dei locali aziendali.

Il lavoratore ha diritto alla tutela contro gli infortuni sul lavoro e le malattie professionali dipendenti da rischi connessi alla prestazione lavorativa resa all'esterno dei locali aziendali e durante il normale percorso di andata e ritorno dal luogo di abitazione a quello prescelto per lo svolgimento della prestazione lavorativa, quando la scelta del luogo della prestazione sia dettata da esigenze connesse alla prestazione stessa o dalla necessità del lavoratore di conciliare le esigenze di vita con quelle lavorative e risponda a criteri di ragionevolezza.

Se l’adozione di modalità flessibili nell’organizzazione della prestazione lavorativa risulta sicuramente opportuna in questo momento di emergenza sanitaria che rende indispensabile minimizzare gli spostamenti e la convivenza negli spazi di lavoro e di svago, va tuttavia sottolineato che non mancano le criticità concrete ed operative.

Innanzitutto, il gap relativo alla struttura tecnologica delle imprese, specialmente quelle micro che caratterizzano il tessuto produttivo dell’intero territorio nazionale: il ricorso allo smart working richiede l’impiego di device aziendali interconnessi: pc, tablet, smartphone che dispongano di connessioni remote con i server aziendali.

A tal proposito non bisogna dimenticare anche tutta la disciplina della privacy che regola la possibilità di consentire l’accesso ai dati aziendali, nel caso appunto i dipendenti non siano già abilitati al lavoro agile.

E’ necessario dunque ricorrere a VPN attivabili in tempi rapidi, cioè piccoli software direttamente scaricabili su qualunque device proprio, oppure dotarsi di piattaforme di condivisione dei dati che consentano di condividere documenti, gestire e-mail, realizzare conference call e lavorare in team a distanza.

DPCM 25/02/2020 (G.U. 25/02/2020, n. 47)

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/lavoro-e-previdenza/amministrazione-del-personale/quotidiano/2020/02/26/coronavirus-smart-working-15-marzo-6-regioni