Con l’emergenza sanitaria da Coronavirus, diviene obbligatorio per la PA adottare misure organizzative per il ricorso allo smart working. E’ quanto dispone il Ministro per la Pubblica Amministrazione, Fabiana Dadone, con la circolare n. 1 del 4 marzo 2020 nel fornire chiarimenti sulle misure e sugli strumenti a cui la PA, in qualità di datore di lavoro, può ricorrere per incentivare modalità più adeguate e flessibili di svolgimento della prestazione lavorativa. Ciò anche nell’ipotesi in cui il dipendente si renda disponibile ad utilizzare propri dispositivi, a fronte dell’indisponibilità o insufficienza di dotazione informatica da parte dell’Amministrazione.

Nell’era del Coronavirus la parola d’ordine è “incentivazione” dello smart working.

Questa è in estrema sintesi il contenuto della circolare n. 1 del 4 marzo 2020 a firma del Ministro per la Pubblica Amministrazione, Fabiana Dadone.

D’altra parte alla disciplina già in vigore per la promozione della conciliazione dei tempi di vita e di lavoro nelle Amministrazioni Pubbliche si è recentemente affiancata la Direttiva n. 1/2020 recante le prime indicazioni in materia di contenimento e gestione dell'emergenza epidemiologica da COVID-2019 nelle pubbliche amministrazioni al di fuori della zona rossa, la quale ha invitato le Amministrazioni a potenziare il ricorso al lavoro agile, individuando modalità semplificate e temporanee di accesso alla misura con riferimento al personale complessivamente inteso, senza distinzione di categoria di inquadramento e di tipologia di rapporto di lavoro.

Ancora:

- nel DPCM 1° marzo 2020 sono state introdotte ulteriori misure di incentivazione del lavoro agile;

- il D.L. n. 9/2020, sempre allo scopo di agevolare l’applicazione del lavoro agile quale ulteriore misura per contrastare e contenere l’imprevedibile emergenza epidemiologica, ha previsto misure volte a garantire, mediante Consip S.p.A., l’acquisizione delle dotazioni informatiche necessarie alle pubbliche amministrazioni al fine di poter adottare le misure di lavoro agile per il proprio personale.

La circolare n.1/2020 evidenzia l’importanza, tra le misure e gli strumenti, anche informatici, a cui le Pubbliche Amministrazioni possono ricorrere per incentivare l’utilizzo di modalità flessibili di svolgimento a distanza della prestazione lavorativa:

- del ricorso, in via prioritaria, al lavoro agile come forma più evoluta anche di flessibilità di svolgimento della prestazione lavorativa, in un’ottica di progressivo superamento del telelavoro;

- dell’utilizzo di soluzioni “cloud” per agevolare l’accesso condiviso a dati, informazioni e documenti;

- del ricorso a strumenti per la partecipazione da remoto a riunioni e incontri di lavoro (sistemi di videoconferenza e call conference);

- del ricorso alle modalità flessibili di svolgimento della prestazione lavorativa anche nei casi in cui il dipendente si renda disponibile ad utilizzare propri dispositivi, a fronte dell’indisponibilità o insufficienza di dotazione informatica da parte dell’amministrazione, garantendo adeguati livelli di sicurezza e protezione della rete secondo le esigenze e le modalità definite dalle singole Pubbliche Amministrazioni;

- dell’attivazione di un sistema bilanciato di reportistica interna ai fini dell’ottimizzazione della produttività anche in un’ottica di progressiva integrazione con il sistema di misurazione e valutazione della performance.

Non meno importante è il monitoraggio, essenziale per verificare gli effetti delle norme in materia anche al fine di eventuali integrazioni e/o modificazioni della disciplina e per questo le Amministrazioni dovranno comunicare al Dipartimento della funzione pubblica - a mezzo PEC all’indirizzo: protocollo_dfp@mailbox.governo.it - le misure adottate entro il termine di 6 mesi.

Le PP.AA. dovranno, quindi, curare ed implementare il sistema di monitoraggio previsto nella direttiva n. 3/2017 per una valutazione complessiva dei risultati conseguiti in termini di obiettivi raggiunti nel periodo considerato e/o la misurazione della produttività delle attività svolte dai dipendenti.

Occorrerà, quindi, individuare le attività che non sono compatibili con lo smart working, tenendo sempre presente l’obiettivo di garantire, a regime, ad almeno il 10% del proprio personale, ove lo richieda, la possibilità di avvalersi di tali modalità.

Diverse sono in realtà le Amministrazioni Pubbliche che hanno risposto velocemente alla situazione di emergenza applicando immediatamente lo smart working per contenere il rischio coronavirus: dal Comune di Trieste a quello di Bari, dal Comune di Milano fino all’Ispettorato Nazionale del Lavoro.

Alcune realtà erano già sul punto di partire con il lavoro agile ordinario ad hanno quindi potuto fornire una risposta immediata alla crisi del momento, consentendo al proprio personale di lavorare in parte negli Uffici ed in parte da casa, utilizzando anche gli strumenti informatici di proprietà dei lavoratori stessi, in attesa che l’Ufficio possa acquistare dotazioni per tutti.

Al Comune di Trieste poi il coordinamento con l’ufficio di appartenenza non avviene solo tramite email o telefono ma si sta già lavorando su cloud e si utilizzano i gruppi whatsapp per comunicare.

Certo, bisognerà imparare a lavorare per obiettivi … ma non è impossibile!

In questo contesto non bisogna però perdere di vista la privacy dei dati che deve comunque essere sempre assicurata e che, con lo smart working, deve affrontare una sfida non semplice vista, soprattutto, la tipologia di dati generalmente trattati dalla Pubblica Amministrazione: dati che possono essere molto particolari e che necessitano di massima tutela.

Di fatto il lavoro agile porta con sé rischi in materia di cyber security e le minacce possono riguardare sia la sicurezza dei dispositivi utilizzati dai lavoratori che quella delle reti e dei dati.

Formazione degli smart workers e sicurezza informatica rappresentano, quindi, un approccio basilare da cui non si può prescindere.

E’ indubbio che siamo davanti ad una sfida non semplice, ma c’è da auspicare che, da una emergenza, il ricorso allo smart working possa diventare una normalità, assicurando efficienza della Pubblica Amministrazione e, al contempo, conciliazione dei tempi di vita e di lavoro.

Le considerazioni contenute nel presente contributo sono frutto esclusivo del pensiero dell’Autore e non hanno carattere in alcun modo impegnativo per l’Amministrazione di appartenenza.

Ministro per la Pubblica Amministrazione, circolare 04/03/2020, n. 1

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/lavoro-e-previdenza/pubblico-impiego/quotidiano/2020/03/05/coronavirus-smart-working-regime-pa