Arrivano dalla COVIP le prime indicazioni per la gestione delle riunioni degli organi di amministrazione e di controllo mediante mezzi di telecomunicazione, alla luce dell’emergenza sanitaria da Coronavirus. L’Autorità ritiene possibile il loro svolgimento anche laddove le suddette modalità non siano espressamente previste nello statuto del fondo, a condizione che venga assicurata comunque l’effettiva partecipazione di tutti i componenti alla formazione della volontà collegiale dell’organo. Si consente poi il differimento, al 31 maggio 2020, dell’adempimento relativo alla comunicazione periodica da inviare entro fine marzo.

Con circolare n. 1096 dell’11 marzo la COVIP ha fornito opportuni chiarimenti alle forme pensionistiche dopo l’adozione del D.L. 23 febbraio 2020 dei DPCM dell’8 e del 9 marzo 2020 per arginare l’emergenza sanitaria da Coronavirus.

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L’Autorità di vigilanza comunica anche che il termine per la presentazione di osservazioni, commenti e proposte alle “Istruzioni di vigilanza in materia di trasparenza”, predisposte a seguito delle modifiche e integrazioni recate al D.Lgs. n. 252/2005 dal D.Lgs. n. 147/2018, in attuazione della direttiva (UE) 2016/2341, attualmente in pubblica consultazione, è differito dall’11 aprile al 15 maggio 2020.

Partendo dalle modalità di organizzazione delle attività amministrative ritiene possibile lo svolgimento delle riunioni degli organi di amministrazione e di controllo mediante mezzi di telecomunicazione, anche laddove le suddette modalità non siano espressamente previste nello statuto del fondo, a condizione che venga assicurata comunque l’effettiva partecipazione di tutti i componenti alla formazione della volontà collegiale dell’organo.

Considerate le particolari misure derivanti dall’applicazione delle disposizioni in materia di emergenza sanitaria, si ritengono altresì superabili le previsioni statutarie che richiedono la necessaria compresenza del Presidente e del Segretario nella sede prescelta come sede formale della riunione dell’organo collegiale.

Sotto un profilo più generale, considerati i vantaggi che derivano dall’utilizzo dei mezzi di comunicazione a distanza, si invitano i fondi pensione, che non abbiano già introdotto nel proprio ordinamento le suddette previsioni, a valutarne l’introduzione alla prima occasione utile.

E’ stata poi richiesta dalle Associazioni di categoria la possibilità, per i fondi pensione negoziali e preesistenti, di posticipare la convocazione dell’assemblea ordinaria per l’approvazione del bilancio relativo all’anno 2019.

Al riguardo si ritiene che l’organo assembleare possa essere convocato per la suddetta approvazione entro la fine del mese di giugno 2020. Con riguardo all’ulteriore richiesta avente ad oggetto il differimento del termine previsto per l’invio della comunicazione periodica agli iscritti e per il deposito della nota informativa in scadenza al prossimo 31 marzo, si ritiene di poter consentire a tutte le forme pensionistiche complementari/società, anche in considerazione del rallentamento dei servizi di recapito e logistici, di effettuare i suddetti adempimenti entro il 31 maggio 2020.

Ove si intenda avvalersi di tale possibilità, ne è dato avviso sul sito.

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/lavoro-e-previdenza/pensioni/quotidiano/2020/03/12/fondi-pensione-indicazioni-covip-svolgimento-telematico-riunioni