Il Ministero del Lavoro ha chiarito le modalità di comunicazione obbligatoria “semplificata” che i datori di lavoro devono seguire per il personale in smart working a partire dal prossimo 1° agosto (salvo proroghe dello stato di emergenza). Dalla cessazione dell’emergenza sanitaria, le aziende che hanno attivato modalità di lavoro agile senza previa stipula di accordi individuali dovranno comunque provvedere alla loro stipula. L’obbligo di stipula degli accordi individuali vale anche per i dipendenti adibiti ex novo allo smart working nella fase post emergenza. Il Ministero introduce però una semplificazione procedurale: quale?

Alla data odierna, non sono stati emanati provvedimenti che proroghino lo stato di emergenza sanitaria in scadenza il 31 luglio. In assenza di novità, dal 1° agosto lo smart working tornerà ad essere interamente disciplinato dalla legge n. 81/17 che dispone, tra l’altro, l’obbligatorietà di un accordo individuale tra datore e lavoratore e di comunicazioni ad hoc al Ministero del Lavoro.

Il 23 luglio, il Dicastero ha emanato una FAQ in merito alle conseguenti nuove comunicazioni obbligatorie semplificate, secondo la quale l’accordo deve sussistere, ma non essere trasmesso all’Amministrazione in sede di comunicazione obbligatoria.

La legge n. 81/2017 detta la definizione normativa del lavoro agile (o smart working), come modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato stabilita mediante accordo tra le parti, anche con forme di organizzazione per fasi, cicli e obiettivi e senza precisi vincoli di orario o di luogo di lavoro, con il possibile utilizzo di strumenti tecnologici per lo svolgimento dell'attività. La prestazione lavorativa “agile” viene eseguita, in parte all'interno di locali aziendali e in parte all'esterno senza una postazione fissa, entro i soli limiti di durata massima dell'orario di lavoro giornaliero e settimanale, derivanti dalla legge e dalla contrattazione collettiva

Per l’adozione dello smart working è necessario un accordo scritto tra datore di lavoro e dipendente, i cui contenuti minimi dovranno comprendere:

· Durata della prestazione “agile” (a tempo indeterminato o determinato);

· Preavviso. Il recesso – dalla modalità agile di lavoro (non dal rapporto in sè) - è possibile con un preavviso di almeno 30 giorni (90 per i lavoratori disabili) per gli accordi a tempo indeterminato o in presenza di un giustificato motivo;

· Come e quando. L’accordo deve contenere la disciplina dell’esecuzione della prestazione lavorativa al di fuori dei locali aziendali, con particolare riferimento agli strumenti tecnologici utilizzati e al rispetto del diritto alla disconnessione per il lavoratore;

· Potere di controllo e disciplinare. Devono essere illustrate le modalità di controllo della prestazione lavorativa esterna, nel rispetto dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori.

Nell’ambito delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19, il 1° marzo è stato emanato un DPCM che interviene sulle modalità di accesso allo smart working, confermate anche dalle successive disposizioni emanate per far fronte all'emergenza. Quindi, con il DPCM del 26 aprile 2020 è stato raccomandato il massimo utilizzo della modalità di lavoro agile per le attività che possono essere svolte al proprio domicilio o in modalità a distanza. Va precisato che, ai sensi delle predette norme, il datore di lavoro – per tutta la durata del periodo di emergenza sanitaria - può prescindere dalla stipula dell’accordo individuale e dal rispetto delle disposizioni di dettaglio della legge n. 81/17, essendo tenuto al solo rispetto dei “principi” della legge stessa.

Successivamente, il Cura Italia (D. L. n. 18/2020 convertito in legge n. 27/2020) ha disposto che, sino alla fine dello stato di emergenza, i dipendenti disabili o che abbiano nel proprio nucleo familiare un disabile, hanno diritto allo smart working, a condizione che esso sia compatibile con la tipologia di prestazione. Inoltre, ai dipendenti privati con ridotta capacità lavorativa è riconosciuta la priorità nell’accoglimento delle istanze di svolgimento delle prestazioni lavorative in modalità agile. Infine, il decreto Rilancio (D. L. 34/2020 convertito, con modificazioni dalla legge n. 77/2020), ha disposto che i dipendenti privati con almeno un figlio a carico minore di 14 anni, hanno diritto al lavoro agile a condizione che tale modalità sia compatibile con le caratteristiche della prestazione e che nel nucleo familiare non vi sia altro genitore beneficiario di strumenti di sostegno al reddito, nei casi di sospensione o cessazione dell'attività lavorativa o che non vi sia un genitore non lavoratore: sempre fino al termine dell’emergenza epidemiologica.

Per tutti i casi “emergenziali” sopra descritti, il Ministero del Lavoro ha predisposto - ai sensi del DPCM del 1° marzo 2020 - una procedura telematica semplificata per il caricamento massivo delle comunicazioni di smart working.

Il 23 luglio scorso, in prossimità della scadenza dello stato di emergenza sanitaria, dichiarato dal Consiglio dei Ministri sino a tutto il 31 luglio, il Ministero del Lavoro ha diffuso una FAQ, tesa a chiarire le modalità operative per la gestione del lavoro agile, per il caso in cui il Governo non provveda a prorogare il predetto stato di emergenza.

Nela FAQ si rammenta che l'articolo 90 del decreto Rilancio consente ai datori di lavoro privati di applicare lo smart working ad ogni rapporto di lavoro subordinato compatibile anche in assenza degli accordi individuali, “ovvero utilizzando la procedura semplificata attualmente in uso” sino alla fine dello stato di emergenza e, “comunque, non oltre il 31 dicembre 2020”. Pertanto, alla data della FAQ, la procedura "semplificata" è utilizzabile sino al 31 luglio 2020.

Oltre tale data, dovrà essere effettuata la comunicazione prevista dall’articolo 23.1 della L. 81/17, mediante i modelli predisposti dal Ministero del Lavoro e delle Politiche Sociali

- Modello per effettuare la comunicazione

- Template per comunicare l'elenco dei lavoratori coinvolti.

Uno tra i molteplici elementi di innovazione sostanziale, rispetto alla normativa emergenziale, risiede nel ripristino dell’obbligatorietà dell’accordo individuale tra datore di lavoro e dipendente. Tuttavia, anche alla luce dell’incertezza legata al perdurare della pandemia da Covid-19 ed alle conseguenti necessità di semplificazione per il riavvio delle attività economiche, nella comunicazione obbligatoria il datore di lavoro si potrà limitare a dichiarare che “l'Azienda che rappresento è in possesso degli accordi individuali dei lavoratori elencati nel file allegato alla presente comunicazione e si impegna ad esibirli per attività di monitoraggio e vigilanza”.

Quindi, l'accordo resta nella documentazione aziendale, ma il datore di lavoro potrà essere chiamato a renderlo disponibile al Ministero, all'Inail e/o all'Ispettorato Nazionale del Lavoro.

La FAQ chiarisce che la procedura "semplificata" attualmente in uso, ossia quella per la quale l’assegnazione allo smart working avviene per scelta datoriale e senza accordo col lavoratore, sarà in vigore solo fino alla fine dello stato di emergenza (attualmente fissata al 31 luglio 2020) e, comunque, anche in caso di prolungamento dello stesso, non oltre il 31 dicembre 2020, ai sensi dell’art. 90 del decreto Rilancio.

Invece, qualora lo stato di emergenza non fosse prorogato o, comunque, alla data più prossima tra la data di termine della proroga ed il 1° gennaio 2021, sia le nuove attivazioni di prestazioni in smart working, sia le prosecuzioni dello svolgimento della modalità agile oltre il termine dello stato di emergenza (31 luglio 2020 o al termine dell’eventuale proroga) dovranno essere eseguite con le modalità e i termini “ordinari” previsti dagli articoli da 18 a 23 della Legge 22 maggio 2017, n. 81 e, quindi, con la comunicazione obbligatoria da ultimo illustrata che – comunque – potrà intervenire solamente “a valle” della stipula dell’accordo individuale tra il datore di lavoro e ciascuno dei singoli dipendenti interessati.

Quindi, in conclusione, dal momento della cessazione dell’emergenza sanitaria, tutti i datori di lavoro che abbiano attivato modalità di lavoro agile senza previa stipula di accordi individuali dovranno comunque provvedere alla loro stipula, sia con i dipendenti che intendano adibire ex novo allo smart working post emergenza, sia con i dipendenti che continuino lo svolgimento di prestazioni in smart working avviate in assenza di accordo in applicazione della normativa emergenziale.

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/lavoro-e-previdenza/lavoro-dipendente/quotidiano/2020/07/27/smart-working-semplificato-regole-seguire-1-agosto