L’Ispettorato nazionale del lavoro fornisce i chiarimenti attesi sulle procedure amministrative o conciliative di propria competenza da effettuare attraverso strumenti di comunicazione da remoto con la circolare n. 4 del 2020. Il presupposto dell’intervento chiarificatore è contenuto nell’articolo 12-bis della legge Semplificazioni che ha apportato una serie di facilitazioni nelle procedure tra la pubblica amministrazione, imprese e lavoratori. Si tratta dei provvedimenti autorizzativi soggetti al “silenzio-accoglimento” nonché delle procedure amministrative di convalida e delle conciliazioni da remoto. Quale iter si dovrà seguire?

Con la circolare n. 4 del 25 settembre 2020, l’Ispettorato nazionale del lavoro pone un altro importante tassello alla semplificazione per l’emissione di provvedimenti amministrativi e per l’effettuazione, “da remoto”, di alcune procedure amministrative e conciliative di competenza dei suoi Uffici territoriali.

Il presupposto è contenuto nell’articolo 12-bis della legge Semplificazioni (legge n. 120/2020, di conversione del decreto legge n. 76/2020), il quale ha, per l’appunto, l’obiettivo di evidenziare una serie di facilitazioni ed interventi posti al fine di semplificare le procedure in essere tra la pubblica amministrazione ed i cittadini.

Il primo intervento chiarificatore, l’Ispettorato lo compie in merito al primo comma dell’articolo 12-bis e cioè a quei provvedimenti di propria competenza che saranno soggetti al rilascio con la formula del “silenzio assenso”.

Dal 15 settembre (data di entrata in vigore della legge “Semplificazioni”), si intendono rilasciati, una volta decorsi 15 giorni dalla relativa istanza, i seguenti provvedimenti autorizzatori di competenza dell’Ispettorato territoriale del lavoro:

o provvedimenti autorizzativi all’impiego dei minori in attività lavorative di carattere culturale, artistico, sportivo o pubblicitario e nel settore dello spettacolo (art. 4, comma 2, Legge n. 977/1967). Si tratta di attività effettuate in presenza di un rapporto di lavoro, che non pregiudicano la sicurezza, l'integrità psicofisica e lo sviluppo del minore, la frequenza scolastica o la partecipazione a programmi di orientamento o di formazione professionale;

o provvedimenti autorizzativi relativi al frazionamento del riposo di 24 ore settimanali in due periodi di 12 ore consecutive ciascuno per il personale addetto ai pubblici spettacoli (art. 15, comma 2, Legge n. 370/1934);

o ogni altro provvedimento eventualmente individuato dal Direttore dell’Ispettorato nazionale del lavoro.

L’ultimo punto, ad oggi, è ancora in progress, in quanto non sono stati individuati, dal Direttore dell’INL, gli ulteriori provvedimenti che fruiranno dell’agevolazione prevista dal decreto semplificazioni. In pratica, i primi due provvedimenti, importanti ma di nicchia, rappresentano una percentuale irrilevante rispetto al numero di istanze amministrative che ogni giorno le aziende ed i cittadini presentano agli sportelli degli ispettorati territoriali del lavoro. Ma, purtroppo, fin tanto che il Direttore dell’INL non individuerà gli ulteriori provvedimenti da inserire nel presente elenco, questi seguiranno la procedura ordinaria, nonché i termini di adozione dei provvedimenti già individuati per legge (DPCM n. 46/2011 e n. 275/2010).

Ma torniamo ai provvedimenti che usufruiranno della semplificazione. Perché sia possibile l’applicazione di questa procedura autorizzatoria, l’interessato dovrà presentare la singola istanza attraverso il modulo messo a disposizione dall’Ispettorato del lavoro, all’interno dell’area “modulistica” del proprio sito internet: https://www.ispettorato.gov.it/it-it/strumenti-e-servizi/Modulistica/Pagine/Home-Modulistica.aspx. Modulistica che, proprio in conseguenza di questa semplificazione, l’Ispettorato ha provveduto ad aggiornare.

Nulla vieta che possa essere utilizzato un modello diverso ovvero che l’istanza possa essere presentata in forma libera, ma è importante che il contenuto della domanda contenga, comunque, tutti i riferimenti e i relativi dati richiesti nel modello ispettivo. La mancata indicazione degli elementi essenziali per la presentazione dell’istanza determinerà l’inefficacia della stessa ai fini del “tacito rilascio” e della relativa autorizzazione.

Il decreto Semplificazioni (articolo 12 bis, comma 2, Legge n. 120/2020) interviene anche in materia di procedure amministrative in capo agli Ispettorati territoriali del lavoro. In particolare, evidenziando le procedure che possono essere effettuate attraverso strumenti di comunicazione da remoto che consentano l'identificazione degli interessati e l'acquisizione della volontà espressa.

Si tratta delle procedure di convalida relative a:

- risoluzioni consensuali del rapporto o delle richieste di dimissioni “presentate dalla lavoratrice, durante il periodo di gravidanza, e dalla lavoratrice o dal lavoratore durante i primi tre anni di vita del bambino (…)” di cui all’art. 55, comma 4, del decreto legislativo n. 151/2001;

- dimissioni presentate dalla lavoratrice nel periodo “intercorrente dal giorno della richiesta delle pubblicazioni di matrimonio, in quanto segua la celebrazione, a un anno dopo la celebrazione stessa”, di cui all’art. 35, comma 4, della Legge n. 198/2006.

Inoltre, in base al Decreto direttoriale n. 56/2020, emanato dal Direttore dell’INL il 22 settembre 2020, le seguenti procedure:

- conciliazione ordinaria, ai sensi dell’art. 410 c.p.c.;

- conciliazione monocratica, ai sensi degli artt. 11 e 12 del decreto legislativo n. 124/2004;

- audizioni, ai sensi dell’art. 18 della Legge n. 689/1981;

- attività certificativa dei contratti di lavoro, ai sensi degli artt. 75 e ss. del decreto legislativo n. 276/2003;

- istruttoria del cd. contratto a tempo determinato “assistito”, ai sensi dell’art. 19, comma 3, decreto legislativo n. 81/2015;

- audizioni nell’ambito dell’attività di vigilanza, ad esclusione degli accertamenti concernenti profili di rilevanza penale.

In tali ultime ipotesi (quelle previste con il Decreto direttoriale n. 56/2020) il provvedimento finale o il verbale, scaturito dalla procedura online, si perfezionerà con la sola sottoscrizione del funzionario incaricato.

Perché venga riconosciuta la medesima efficacia della procedura tenuta “in presenza”, le attività svolte da remoto dovranno prevedere:

- l’identificazione degli interessati o dei soggetti da essi delegati;

- l’acquisizione della loro volontà espressa.

Prendendo in considerazione il tentativo di conciliazione ordinario, previsto dall’articolo 410 del codice procedura civile, queste le modalità attuative della procedura “a distanza”.

Una volta che le parti (lavoratore e datore di lavoro) hanno richiesto l’avvio della procedura conciliativa, il funzionario dell’Ispettorato territoriale del lavoro dovrà inviare, tramite email (non necessariamente PEC), uno specifico invito.

L’invito, corredato dalla informativa privacy, dovrà contenere le seguenti indicazioni:

a) data e ora dell’incontro on line;

b) condizioni di partecipazione su piattaforma informatica utilizzata dall’ITL;

c) termine e modalità (ad esempio, tramite email) entro la quale dovrà essere fatta pervenire, dalle parti, l’adesione all’invito;

d) necessità che, entro e non oltre i sette giorni antecedenti alla data dell’incontro, venga:

‒ trasmesso il documento di identità dei soggetti che dovranno intervenire (sia delle parti che degli eventuali soggetti che assisteranno le parti, ad esempio avvocati, sindacalisti, ecc.);

‒ comunicato l’indirizzo di posta elettronica attraverso il quale i soggetti parteciperanno alla riunione online, insieme ad un recapito telefonico da contattare in caso di necessità;

‒ fatta pervenire:

· dichiarazione, ai sensi dell’art. 46 del d.P.R. n. 445/2000, del possesso dei poteri di rappresentanza di chi interviene per conto dell’impresa o della procura per chi interviene in luogo del rappresentante dell’impresa;

· delega/procura del professionista che intervenga in luogo della parte;

e) evidenza che la verbalizzazione sarà effettuata esclusivamente dal funzionario addetto previa condivisione del testo sulla piattaforma di video-conferenza (funzione condividi schermo);

f) circostanza che non si potrà procedere a registrazione della riunione.

In caso di risposta positiva all’invito, il funzionario incaricato provvederà a comunicare alle parti il link di collegamento a Microsoft Teams, contenente la data e l’orario dell’incontro virtuale. Infatti, l’applicativo da utilizzare, e cioè il programma informatico che dovrà essere adoperato dagli Uffici per avviare la procedura da remoto, sarà proprio Microsoft Teams. Si tratta di una piattaforma di comunicazione targata Microsoft, che permette l’interazione audio/visiva di più soggetti contemporaneamente, con la condivisione di file tra i partecipanti.

Il giorno dell’incontro il funzionario incaricato dovrà:

a) identificare le parti mediante verifica della corrispondenza tra il documento di identità inviato per email e quello mostrato in apertura di videoconferenza. La procedura di identificazione deve essere effettuata singolarmente e separatamente per ciascun soggetto intervenuto;

b) menzionare alle parti il divieto di attivazione della funzione di registrazione nella piattaforma Microsoft Teams e il divieto di scambio di file nonché dell'attivazione della messaggistica per il tramite di detta piattaforma, dovendosi a tal fine utilizzare esclusivamente le email;

c) verbalizzare l’incontro dando atto:

• delle modalità di partecipazione “da remoto”;

• dei consensi acquisiti dalle parti;

• della identificazione delle parti;

• della sottoscrizione, previa condivisione del testo attraverso l’attivazione della specifica funzione di Microsoft Teams (condivisione schermo);

• della consapevolezza, da parte dell’istante, che per disposizione di legge il verbale viene sottoscritto dal solo funzionario procedente;

• della circostanza che il verbale è trasmesso alla email o PEC indicata dal soggetto interessato;

• del fatto che l’Ufficio potrà rilasciare, su richiesta, copia di atti o verbalizzazioni.

Nel caso in cui uno dei soggetti convocati non abbia attivato il link, il funzionario incaricato dovrà provare a contattarlo telefonicamente, al fine di spiegare le modalità di accesso alla procedura da remoto. Qualora non sia possibile il contatto ovvero il soggetto non voglia accedere alla procedura, il funzionario dovrà chiudere la procedura con l’emissione di un verbale con esito negativo, dando evidenza dell’assenza della parte ed archiviando la richiesta. Stessa soluzione nel caso in cui il soggetto non abbia dato risposta alla email di invito.

Le parti, infine, una volta ricevuto l’invito ad effettuare la procedura in modalità telematica, possono comunque richiedere che la riunione abbia luogo “in presenza”, esplicitandone le motivazioni. In questo caso, il funzionario, valutate corrette le motivazioni esposte, chiuderà la procedura “da remoto” e programmerà l’incontro “in presenza”, avendo cura di regolare gli accessi all’Ufficio per un corretto distanziamento sociale ed evitando, così, l’affollamento.

Le considerazioni contenute nel presente contributo sono frutto esclusivo del pensiero dell’Autore e non hanno carattere in alcun modo impegnativo per l’Amministrazione di appartenenza

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/lavoro-e-previdenza/amministrazione-del-personale/quotidiano/2020/09/29/convalida-autorizzazione-conciliazione-inl-spiega-nuove-procedure