Costituzione delle società e registrazione delle loro succursali on line. Impiego di strumenti digitali nei rapporti con la pubblica autorità durante tutta la vita dell’impresa. Sottoscrizione degli atti societari con firma elettronica riconosciuta. E’ quanto prevede il disegno di legge di delegazione europea 2019-2020 per il recepimento, entro il 1° agosto 2021, della direttiva (UE) 2019/1151 sull’uso di strumenti e processi digitali nel diritto societario. L’obiettivo del provvedimento è modernizzare una serie di processi per ridurre costi e tempi, in particolare, per le micro, piccole e medie imprese - PMI.

Ha compiuto il primo passo nel suo iter legislativo il disegno di legge di delegazione europea 2019-2020, appena approvato in prima lettura dal Senato e assegnato, per il passaggio alla Camera (AC 2757), alla XIV Commissione permanente (Politiche dell'Unione europea) in sede referente il 2 novembre 2020.

Questo nuovo ddl ingloba quello precedente di delegazione europea 2019 – che viene modificato anche nel titolo aggiungendo l’anno 2020 – e consta di 29 articoli che recano disposizioni di delega riguardanti il recepimento di 38 direttive europee inserite nell'allegato A, nonché l'adeguamento della normativa nazionale a 17 regolamenti europei.

Il provvedimento detta principi e criteri direttivi specifici per l'esercizio della delega relativa a 18 direttive: tra queste, in particolare, figura anche la direttiva (UE) 2019/1151, che stabilisce disposizioni specifiche relative alla costituzione on line di società di capitali, alla registrazione di succursali e alla presentazione di documenti e informazioni da parte di società e succursali (“procedure on-line”), che non sono contemplate dal regolamento (UE) 2018/1724 istitutivo dello sportello digitale unico.

Quest’ultimo sarà accessibile dal portale “La tua Europa” (Your Europe), quale unico punto di accesso alle informazioni sulle regole vigenti a livello nazionale e europeo in diversi settori (tra cui impresa, lavoro, istruzione, salute e tassazione) e, a partire dal 12 dicembre 2023, consentirà a cittadini e imprese di gestire on line tutta una serie di procedure amministrative previste dall'Allegato II del Regolamento quali, ad esempio, la richiesta di una prova della registrazione di nascita, la registrazione del cambio di residenza o la presentazione di una dichiarazione dei redditi d'impresa.

Con l’ingresso nel nostro ordinamento anche delle disposizioni della direttiva (UE) 2019/1151 – da recepire entro il 1° agosto 2021 – tale sistema dovrebbe aver un’ulteriore significativa spinta verso la semplificazione e digitalizzazione con benefici attesi per tutti i soggetti interessati.

La direttiva (UE) 2019/1151 del Parlamento europeo e del Consiglio integra le norme esistenti in materia di diritto societario dell’Unione europea già codificate nella direttiva (UE) 2017/1132.

Lo scopo dei colegislatori europei è quello di garantire realizzare un contesto giuridico e amministrativo capace di fare fronte alle nuove sfide sociali ed economiche della globalizzazione e della digitalizzazione.

Le nuove procedure contemplate dalla direttiva (UE) 2019/1151 - come già osservato da Assonime, in sede di audizione del Direttore Generale Stefano Micossi, lo scorso 26 maggio - mirano a “consentire l'intero svolgimento della costituzione delle società e della registrazione delle succursali online e facilitare pertanto la costituzione delle società e la registrazione delle loro succursali, riducendo i costi, le tempistiche e gli oneri amministrativi in particolare per micro, piccole e medie imprese (PMI) quali definite nella raccomandazione della Commissione 2003/361/CE”.

Innanzitutto, il disegno di legge di delegazione europea 2019-2020 prevede uno specifico criterio direttivo contenuto nell’art. 29 il quale, al comma 1, stabilisce che nell'esercizio della delega il Governo osservi - oltre ai principi e criteri direttivi generali di cui all'articolo 32 della legge 24 dicembre 2012, n. 234 - “anche l'impegno a prevedere che la costituzione di società a responsabilità limitata e società a responsabilità limitata semplificata con sede in Italia, con capitale versato mediante conferimenti in danaro, avvenga on-line e sia stipulata, anche in presenza di un modello standard di statuto, con atto pubblico formato mediante l’utilizzo di una piattaforma che consenta la videoconferenza e la sottoscrizione dell’atto con firma elettronica riconosciuta”.

Il riferimento è al nuovo art. 13-octies della direttiva (UE) 2017/1132 che il nostro legislatore dovrà recepire. Secondo la nuova norma, gli Stati Ue dovranno provvedere affinché la costituzione delle società possa essere svolta completamente on line, senza obbligare i richiedenti a comparire di persona dinanzi a un'autorità o a qualsiasi persona o organismo incaricato in base al diritto nazionale di occuparsi di qualunque aspetto della costituzione on-line delle società, compresa la redazione dell'atto costitutivo (per far comparire fisicamente i richiedenti, dovranno ricorrere giustificati motivi di interesse pubblico). Tale articolo lasciava ai singoli Stati membri la facoltà di decidere se non prevedere procedure di costituzione on line per i tipi di società diversi da quelli di cui all'allegato II bis, che comprende, per l'Italia, le società a responsabilità limitata e le società a responsabilità limitata semplificata.

In merito, l’Assonime ha affermato che “non sembra opportuno limitare l’ambito di applicazione della disciplina alle sole s.r.l. e alle s.r.l.s. perché, se pure la costituzione on line di società per azioni può presentare maggiori complessità tecniche, non vi sono motivi legati al tipo specifico di società che ostino di per sé alla costituzione on line per tutte le società di capitali. Inoltre, l’esercizio di un opt-out per le società di capitali più complesse (S.p.A. e S.a.p.A.) non sembrerebbe neppure in linea con le finalità della direttiva che è quello di consentire ai cittadini europei di favorire attraverso gli strumenti digitali la possibilità di avviare attività economiche in forma societaria in tutti gli Stati membri dell’Unione europea”.

In particolare, proseguendo, il nuovo articolo 13-octies impone agli Stati membri di:

- precisare le modalità per la costituzione on-line delle società, comprese le norme relative all'uso di modelli e i documenti e le informazioni richiesti per la costituzione di una società;

- non subordinare la costituzione on line di una società all'ottenimento di una licenza o di un'autorizzazione prima della registrazione (sempre che questa condizione sia indispensabile per la corretta supervisione di determinate attività stabilite dal diritto nazionale);

- assicurare che, qualora la procedura di costituzione di una società preveda il versamento del capitale sociale, il pagamento possa essere effettuato con un servizio di pagamento on line, su un conto bancario della banca che opera nell'Unione (anche la prova dei pagamenti deve poter essere fornita on-line);

- assicurare che la costituzione on line sia completata entro 5 giorni lavorativi (per le società costituite esclusivamente da persone fisiche che utilizzino i modelli per la costituzione on-line di società) oppure 10 giorni lavorativi (negli altri casi).

Le principali novità introdotte in tema di digitalizzazione delle procedure di diritto societario sono rappresentate, come detto, dalle modifiche apportate alla direttiva (UE) 2017/1132 che il nostro legislatore dovrà recepire. Tra queste, in particolare, cominciamo col segnalare il nuovo art. 13-ter (Riconoscimento dei mezzi di identificazione ai fini delle procedure online) introdotto dalla direttiva 2019/1151 in base al quale dovranno poter essere utilizzati nelle procedure on line:

- sia i mezzi di identificazione elettronica emessi nell'ambito di un regime di identificazione elettronica approvato a livello nazionale,

- sia i mezzi di identificazione elettronica emessi in un altro Stato membro e riconosciuti ai fini dell'autenticazione transfrontaliera a norma dell'art. 6 del regolamento (UE) n. 910/2014 (eIDAS) in materia di identificazione elettronica e servizi fiduciari per le transazioni elettroniche nel mercato interno.

La nuova norma lascia agli Stati membri la possibilità di rifiutare il riconoscimento dei mezzi di identificazione elettronica se i livelli di garanzia di tali mezzi di identificazione elettronica non rispettano le condizioni dello stesso regolamento (UE) n. 910/2014.

Il nuovo art. 13-quater della direttiva (UE) 2017/1132 espressamente indica di lasciare impregiudicate le normative nazionali che, conformemente agli ordinamenti giuridici degli Stati membri e alle loro tradizioni giuridiche, designano le autorità, le persone o gli organismi incaricati a norma del diritto nazionale di trattare ogni aspetto concernente la costituzione on line delle società, della registrazione on line delle succursali e della presentazione on-line di documenti e informazioni, purché siano possibili la costituzione on line di una società, la registrazione on line di una succursale e la presentazione on line di documenti e informazioni.

Parimenti non vengono toccati (rimangono anch’essi “impregiudicati”) i requisiti previsti dal diritto nazionale applicabile in tema di autenticità, accuratezza, affidabilità, attendibilità e forma giuridica appropriata dei documenti o delle informazioni presentati. Tali aspetti non verranno toccati dalla normativa di recepimento.

In base all’art. 13-quinquies della direttiva (UE) 2017/1132, eventuali diritti applicati dai registri per le procedure on line non dovranno essere più alti dei costi di recupero di fornitura di tali servizi.

Laddove per il completamento di una procedura sia previsto un pagamento, l’art. 13-sexies della direttiva (UE) 2017/1132 prescrive che tale pagamento possa essere effettuato on line tramite un servizio ampiamente disponibile e che possa essere utilizzato nei servizi di pagamento transfrontalieri, che permetta l'identificazione della persona che ha effettuato il pagamento e che sia fornito da un istituto finanziario o da un prestatore di servizi di pagamento stabilito nell’UE.

L’art. 13-septies della direttiva (UE) 2017/1132 impone agli Stati Ue di assicurare che siano rese disponibili informazioni concise e agevoli, gratuitamente, in almeno una lingua ampiamente compresa dal maggior numero possibile di utenti transfrontalieri, sui portali o sui siti web per la registrazione accessibili mediante lo sportello digitale unico, per assistere nella costituzione di società e nella registrazione di succursali.

Gli Stati Ue dovranno mettere a disposizione, per i tipi di società elencati nell'allegato II bis, i modelli per la costituzione on line delle società sui portali o sui siti web per la registrazione garantendone l'accessibilità mediante lo sportello digitale unico: oltre a questi, possono essere messi a disposizione on line modelli anche per la costituzione di altri tipi di società. Gli atti costitutivi potranno essere redatti in forma di atto pubblico, ma lasciando possibile la costituzione on line.

Previa integrale sostituzione dell’art. 16 della direttiva (UE) 2017/1132, la direttiva (UE) 2019/1151 richiede che in ogni Stato Ue venga costituito un fascicolo presso un registro centrale, presso il registro di commercio o presso il registro delle imprese per ogni società iscritta.

Tutte le società dovranno avere un identificativo unico europeo (EUID), che permetta di identificarle inequivocabilmente nelle comunicazioni tra registri attraverso “il sistema di interconnessione dei registri”. Tale identificativo unico dovrà comprendere, almeno, gli elementi che permettono di identificare lo Stato membro del registro, il registro nazionale d'origine e il numero di iscrizione della società in tale registro e, laddove ritenuto opportuno, elementi atti a evitare errori di identificazione.

Tutti i documenti e le informazioni soggetti a obbligo di pubblicità dovranno essere inseriti nel fascicolo o trascritti direttamente nel registro e, alla ricezione di una richiesta di pubblicità per via elettronica, dovranno essere digitalizzati tutti i documenti cartacei registrati prima del 31 dicembre 2006.

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/impresa/contratti-dimpresa/quotidiano/2020/11/24/societa-capitali-costituzione-on-line-ridurre-costi-tempi