Gli strumenti di simulazione permettono di disegnare i flussi e i processi con funzioni di rappresentazione “formale” e grafica delle attività e di modellare i cambiamenti organizzativi ipotizzati, misurando come cambiano gli output in funzione dei nuovi input. In sostanza, è possibile simulare gli eventi e le loro conseguenze sui flussi dell’azienda e sugli indicatori di performance prima che quegli eventi accadano. Il “gemello digitale” permette di validare le decisioni prima di prenderle. E in un panorama di incertezza non è poca cosa.

Gli strumenti software di simulazione di processo sono oramai usciti dalla zona “accademica” e di sperimentazione per rappresentare dei veri e propri ausili alla revisione organizzativa dei flussi aziendali, consentendo di misurarne le perfomance.

Ogni ufficio/reparto aziendale è fatto di persone, prima che di processi; queste persone eseguono attività che, collegate tra loro anche grazie allo scambio di informazioni tradizionali e digitali, consentono di creare un processo strutturato che ha come obiettivo un certo output: un prodotto finito per la produzione, un ordine inserito a sistema per un ufficio commerciale, una fattura emessa per un ufficio amministrazione, etc.

Ma cosa accade se in quei processi cambiano le condizioni?

Cosa accade se riceviamo più ordini in un dato intervallo di tempo?

Cosa accade se introduciamo tecnologia in un dato punto di un flusso per velocizzare un certo processo, se l’organico di un reparto produttivo cambia oppure se viene richiesta più produzione in uno specifico arco di tempo?

Gli strumenti di simulazione permettono di disegnare i flussi delle attività e i processi con potentissime funzioni di rappresentazione “formale” e grafica delle attività e di modellare i cambiamenti organizzativi ipotizzati, misurando come cambiano gli output in funzione dei nuovi input; questi strumenti consentono, in sostanza, di simulare degli eventi e le loro conseguenze sui flussi dell’azienda e sugli indicatori di perfomance di questi flussi prima che quegli eventi accadano.

Il “gemello digitale” permette di validare le decisioni prima di prenderle; e in un panorama di incertezza non è poca cosa.

In termini generali, l’obiettivo di ogni processo aziendale è di trasformare gli input in output, per soddisfare i desideri del cliente; si ribadisce che la definizione di “cliente” è in questo contesto volutamente molto generica potendo essere descritta come “fruitore del bene o del servizio erogato”: con questa definizione il cliente può essere anche una funzione aziendale a valle del processo e/o dell’attività che si sta esaminando.

E allo stesso modo un fornitore potrebbe essere visto, in tutta generalità come una qualsiasi funzione aziendale che introduce degli input (anche in un’ottica ISO 9001:2000 questa semplice considerazione potrebbe essere abbastanza dirompente in un’azienda già certificata: i nostri “clienti e fornitori interni” rispondono veramente alle logiche di certificazione che abbiamo così fortemente espresso nei confronti del mondo esterno con il certificato ISO?).

Un processo viene stimolato con uno o più input, che “procedono” all’interno del processo stimolando a loro volta varie attività, a valore aggiunto e non; ogni attività viene presa in carico da una o più risorse. Alla fine del processo possiamo ottenere degli output in termini di bene o servizio, caratterizzati da parametri quantitativi: tempo di attraversamento, tempo di attesa, quantità prodotte, quantità immagazzinate, persone servite, ordini evasi, telefonate di contatto a buon fine, etc.

Tali parametri dipendono da come le attività del processo hanno svolto il loro compito in funzione delle risorse assegnate; l’unità di flusso, ovvero ciò che transita all’interno del processo (flow unit) può essere ad esempio una transazione bancaria, un paziente presso uno studio medico, un ordine cliente da inserire a sistema informativo, etc.

Con questa impostazione potremmo porci alcune importanti domande, tra le quali:

a. in media, quante flow unit attraversano il processo nell’unità di tempo?

b. in media, quanto tempo impiega una generica unità di flusso a terminare il processo?

c. in media, quante unità di flusso si trovano all’interno del processo in qualsiasi punto ed in qualsiasi momento?

Un processo stabile è un processo nel quale, in un intervallo di tempo sufficientemente lungo, il flusso entrante e il flusso uscente si equivalgono; chiaramente questa rappresenta la situazione ideale da raggiungere per evitare “colli di bottiglia” (flow unit in attesa di risorse libere) oppure “sovradimensionamenti” di processo (risorse in attesa di eseguire attività).

Ambedue le situazioni sono evidentemente da evitare nel percorso di raggiungimento dell’ottimizzazione dell’efficienza. E, quindi, la domanda è: come possiamo bilanciare un processo, cambiandone dinamicamente le caratteristiche al cambiare delle situazioni operative e mantenerlo, quindi, nelle condizioni di erogare i prodotti/servizi richiesti?

Se, ad esempio, gli ordini cliente sono previsti in aumento del 20%, dati i tempi di esecuzione delle attività e le risorse assegnate, saremo in grado di gestirli?

Quale sarà l’organizzazione ottimale che evita eventuali colli di bottiglia? E se, in un determinato ramo del processo, si introducesse automazione di quanto migliorerebbe il processo in termini di tempi di esecuzione e, quindi, di costo complessivo?

Ecco che il processo con questa interpretazione dinamica delle sue caratteristiche potrebbe diventare una “entità interrogabile”, al pari di quanto faremmo per ricavare, ad esempio, gli ordini di un dato cliente in un certo periodo di tempo oppure relativi ad una certa area geografica per prodotto acquistato, etc.; meglio ancora se l’interrogazione potesse basarsi su parametri variabili, come lo è la realtà che vuole rappresentare: in una parola, il processo deve poter essere simulato per potere prendere decisioni consapevoli su diversi scenari operativi senza necessariamente implementare prima nella realtà operativa detti scenari per testarne la resa.

Oggi, con la sempre maggiore disponibilità di strumenti software di simulazione dai costi relativamente contenuti, un tale approccio non solo trova immediata sintesi pratica, consentendo di affrontare l’analisi di processo in modo strutturato ed organico, ma diventa forse necessario: la possibilità di gestire veri e propri scenari what if diviene un’opportunità che il management dovrebbe considerare con attenzione nell’ottica di un efficace controllo di gestione in senso lato.

La possibilità di dare vita a un processo aziendale misurandone input, output e performance secondo le metriche che l’azienda desidera monitorare e controllare consente di superare il paradosso delle rappresentazioni meramente grafiche e prive di dinamica del processo stesso che hanno portato, ad esempio, a un approccio alla certificazione di qualità ISO 9000 più formale che sostanziale da parte di molte piccole e medie aziende italiane. Il processo di certificazione sembra, infatti, per molte di esse essersi fermato alla “rappresentazione grafica” dell’azienda, scelta questa che ha consentito sì all’impresa di raccontarsi a sé stessa ed al mondo esterno rispetto alle linee guida descritte dalla norma, ma ha parimenti introdotto un approccio al problema “qualità” decisamente deformato e soprattutto “fisso” fino alla prossima verifica ispettiva.

In effetti, il raggiungimento della certificazione di qualità in quanto tale ha prevalso sul vero obiettivo da essa sotteso, cioè l’opportunità di raggiungere e ottimizzare nel tempo l’efficienza aziendale attraverso un processo continuo di miglioramento, che dovrebbe pervadere l’intera azienda soprattutto dopo l’ottenimento del certificato (continuos improvement).

Ecco allora un’altra opportunità concreta per vedere il vero frutto nell’investimento in qualità: trasformare i processi in entità vive, modificabili e interrogabili in grado di fornire output specifici in funzione di specifici input e cambiamenti nelle condizioni operative: il gemello digitale è la transizione da un disegno inanimato verso un’entità informativa utilizzabile strategicamente.

Non è più un sogno, ma una reale opportunità di miglioramento e di crescita del business.

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/impresa/contratti-dimpresa/quotidiano/2021/01/13/digital-twin-misurare-performance-azienda-vorremmo-simulazioni