Le imprese che attivano lo smart working emergenziale o che proseguono ad operare in modalità agile devono conoscere le regole per operare correttamente. Come gestire i casi di malattia e infortunio sul lavoro dello smart worker? È obbligatorio erogare il buono pasto laddove l'erogazione sia prevista dal CCNL? Come organizzare la prestazione lavorativa e l'orario di lavoro? È possibile richiamare il lavoratore in caso di urgenza aziendale? Si forniscono le risposte ai quesiti più frequenti ricevuti durante il webinar del 21 aprile 2021 organizzato in collaborazione con Dottrina per il lavoro.

In attesa del Forum One lavoro, che si svolgerà il prossimo 22 giugno, si riportano le risposte ai quesiti più frequenti ricevuti durante il webinar del 21 aprile 2021 organizzato in collaborazione con Dottrina per il lavoro: “Accordo di smart-working: quali sono gli elementi obbligatori da prevedere” con Roberto Camera. Dalla lettura delle risposte è possibile individuare una check list degli elementi fondamentali da includere nel patto di smart working. Accordo di smart workingÈ necessario coinvolgere i sindacati nella stipula dell'accordo? Qualora venga fatto un accordo sindacale, deve essere depositato su cliclavoro? Anche i singoli accordi vanno depositati?Vi sono due pilastri per avviare un lavoro agile: la normativa (legge n. 81/2017) e l’accordo individuale. È possibile inserire un terzo pilastro che è l'accordo aziendale, sottoscritto con i sindacati (si tratta di un ordinario contratto aziendale di secondo livello). Detto pilastro non è obbligatorio e come tale l'azienda può anche non sottoscriverlo. Detto ciò, qualora venga previsto un accordo aziendale che definisca tutte le regole che riguardano la prestazione lavorativa svolta a distanza, questo accordo dovrà essere depositato al Ministero del Lavoro, tramite la piattaforma telematica: cliclavoro.gov.it. Viceversa, per gli accordi individuali, con i singoli lavoratori, non viene previsto il deposito. Ritornando al discorso dell’eventuale accordo aziendale (oppure di un regolamento unilaterale), è possibile andare a identificare anche solo gruppi omogenei di lavoratori per i quali è possibile stipulare accordi individuali di smart working (ad esempio, anche per i soli dirigenti). C’è un obbligo per l’azienda di attivare lo smart working? Inoltre, è possibile fare accordi diversi tra i lavoratori?Ad oggi, non sussiste un diritto potestativo, da parte del lavoratore, allo smart working. Esistono alcune normative emergenziali che evidenziano la possibilità che il lavoratore svolga l’attività da remoto, ma esclusivamente laddove ciò sia possibile. Qualora il datore di lavoro evidenzi l’incompatibilità tra l’attività lavorativa e la prestazione da remoto, il lavoro agile non nasce. È possibile differenziare l'accordo da lavoratore a lavoratore, in considerazione delle caratteristiche di ognuno di essi.La comunicazione telematica di avvio dello smart working entro quando deve essere effettuata? L'accordo individuale deve essere comunicato telematicamente attraverso la procedura prevista dal Ministero del Lavoro (tramite SPID oppure con le credenziali di Cliclavoro) e va effettuata entro il giorno antecedente a quello di inizio della prestazione agile (art. 9-bis, D.L. n. 510/1996). È possibile una comunicazione massiva, qualora l’azienda sottoscriva un numero elevato di accordi. In caso di mancata comunicazione è prevista una sanzione amministrativa da 100 a 500 euro per ogni lavoratore.È un elemento essenziale la durata di fine del periodo di smart working? Può essere a tempo indeterminato?Il legislatore ha previsto la possibilità che l'accordo di smart working sia a tempo indeterminato ovvero anche a termine. Consiglio, comunque, un accordo a tempo determinato che potrà essere prorogato successivamente ma che, permette al datore di lavoro, in questo periodo sperimentale, di valutare le performance del lavoratore durante le prestazioni da remoto. Infortunio sul lavoro dello smart workerCome si attiva un infortunio di un lavoratore in smart working?In caso di infortunio, avvenuto durante la giornata smart nel luogo deputato dal lavoratore ad effettuare la prestazione lavorativa, il lavoratore dovrà procedere a comunicare ciò al proprio medico curante (ovvero al pronto soccorso) ed all'azienda, la quale avvierà la procedura consueta. La verifica che l’infortunio si sia svolto durante l’orario di lavoro sarà a cura dell’INAIL. Così come la verifica dell’infortunio in itinere denunciato dal lavoratore durante il periodo smart. Nulla vieta che l’azienda stipuli una assicurazione ad hoc per i lavoratori durante i giorni di prestazione da remoto.Ci sono particolari comunicazioni all'INAIL da fare quando si stipula un accordo di smart working? L’INAIL, nella circolare n. 49 del 2 novembre 2017, ha specificato che “i datori di lavoro non hanno alcun obbligo di denuncia ai fini assicurativi se il personale dipendente, …, sia adibito alle medesime mansioni in modalità agile che non determinano una variazione del rischio.”. In considerazione di ciò, nessuna comunicazione dovrà essere effettuata all’INAIL né, tantomeno, deve essere effettuata una denuncia di variazione con apertura di una nuova voce rischio per i lavoratori coinvolti. Viceversa, l’azienda dovrà fornire al lavoratore l'informativa sulla salute e sicurezza nel lavoro agile, prevista dall’art. 22, comma 1, l. n. 81/2017. Rimane, comunque, sempre in capo al datore di lavoro la responsabilità in materia di salute e sicurezza sul lavoro. Luogo di lavoro e durata della prestazioneIl lavoro smart deve essere svolto sempre nello stesso luogo o può variare di volta in volta?La sede luogo di lavoro da remoto è identificata di volta in volta, dal lavoratore, seguendo le prescrizioni relative al luogo idoneo, identificato all'interno dell’accordo individuale. L’accordo, infatti, dovrà evidenziare i requisiti minimi di idoneità dei locali privati adibiti all’attività lavorativa da remoto. Sarà poi cura del lavoratore rilevare, nei locali, detti requisiti minimi di idoneità prima di avviare la prestazione di lavoro. Ciò in quanto, il legislatore prevede che il lavoratore cooperi all’attuazione delle misure di prevenzione predisposte. È limitante, anche se possibile, circoscrivere alla sola residenza/domicilio, il luogo di lavoro in modalità agile. Viceversa, sarà il lavoratore a gestire il luogo ove avverrà la prestazione da remoto.Considerato che nella maggior parte dei casi il lavoro viene svolto esclusivamente da casa, non le pare che possa essere utilizzata la normativa sul telelavoro, soprattutto quando previsto dal CCNL?Ritengo che il telelavoro sia limitante in termini di flessibilità per il lavoratore. Il lavoro agile permette al lavoratore di prestare l'attività lavorativa con un margine spazio-temporale più evidente rispetto al telelavoro, venendo maggiormente incontro alle sue esigenze di conciliazione vita-lavoro. A solo titolo esemplificativo, il telelavoro ha un’unica sede di lavoro, mentre il lavoro agile ha, quali sedi di lavoro, quelle che il lavoratore identifica essere tali. Ricordo, infine, che l’accordo di telelavoro, a differenza di quello per lavoro agile, non deve essere comunicato al Ministero del Lavoro.È possibile pensare a lavoro in sede aziendale e lavoro all'esterno nella medesima giornata lavorativa?Il lavoro agile rappresenta il massimo della flessibilità in termini di luoghi e orari di lavoro (sempre nei limiti delle prescrizioni previste dal legislatore). Detto ciò, è possibile prevedere lo smart working anche solo per metà della giornata lavorativa (ad esempio, il pomeriggio). La durata della prestazione smart deve riguardare tutta la durata indicata nell’accordo individuale?Non necessariamente, la durata dell’accordo identifica il periodo nel quale è possibile svolgere, da parte del lavoratore, la prestazione da remoto, seguendo quelle che sono le prescrizioni impartite nell'accordo stesso. Ad esempio, può essere prevista una giornata alla settimana ben identificata (ad esempio: tutti i lunedì), una giornata “libera” alla settimana, ovvero un numero dei giorni preciso (ad esempio: 50 giorni l'anno). In questi ultimi due casi dovrà essere, altresì, previsto l'obbligo, per il lavoratore di richiedere le giornate da effettuare a distanza con congruo preavviso (che potrà essere identificato sempre all'interno dell’accordo, ad esempio: con almeno una settimana di preavviso). Qualora le parti vogliano modificare la/le giornate smart, dovrà essere effettuata una variazione dell’accordo individuale. Costi aziendaliIl riconoscimento dei costi da parte del datore è obbligatorio o facoltativo? È obbligatorio erogare il buono pasto laddove l'erogazione è prevista dal CCNL? Non vi è alcun obbligo imposto dal legislatore sul riconoscimento di eventuali costi che il lavoratore affronta durante le giornate in smart working. È l'accordo individuale che, eventualmente, può prevedere il rimborso di potenziali costi sostenuti dal lavoratore. Il contributo disposto dal datore di lavoro, a mio avviso, dovrà essere valutato quale retribuzione e come tale trattato. Diverso il discorso in caso di un eventuale riconoscimento del buono pasto anche durante le giornate da remoto. Detto valore, qualora previsto nei limiti legali (4 euro se cartaceo e 8 euro se elettronico) dovrà essere considerato esente. È possibile, infine, prevedere l’erogazione di un premio al lavoratore durante le giornate effettuate in smart-working. MalattiaIl lavoratore può svolgere attività lavorativa in smart working se positivo al Covid ma asintomatico e quindi a casa in quarantena?Qualora il lavoratore risulti positivo al Covid dovrà andare dal medico curante, il quale certificherà lo stato di malattia e lo comunicherà telematicamente all’INPS. La malattia Covid verrà trattata, dal datore di lavoro, come una qualsiasi malattia e come tale, durante il periodo prescritto dal medico, il lavoratore non potrà svolgere alcuna attività lavorativa, anche da remoto. Viceversa, qualora il lavoratore sia stato posto in quarantena, quale contatto stretto di un positivo, l'azienda potrà decidere per lo smart working. Gestione della privacySe il lavoratore in smart working dovesse utilizzare documenti con dati "sensibili", rilevanti ai fini della privacy (fuori dalla sede di lavoro), ci sono particolari previsioni/accorgimenti in materia di privacy? Tra le prescrizioni previste nell’accordo individuale, dovranno essere presenti anche regole riguardanti la riservatezza e la privacy. Dovranno, in pratica, essere evidenziate le istruzioni che il lavoratore smart dovrà seguire durante la prestazione da remoto e che dovranno tutelare i documenti informatici e cartacei ricevuti o prodotti dal lavoratore per l’azienda. Orario di lavoroPer la definizione dell'orario di lavoro è sufficiente indicare un arco temporale nel quale il lavoratore può lavorare oppure necessariamente deve essere l’orario contrattuale?Si deve fare riferimento all’orario previsto dal contratto individuale di lavoro. La collocazione temporale, per quanto non obbligatoria, potrebbe essere comunque indicata, al fine di limitare l’attività lavorativa ad un orario non notturno. Per quanto riguarda lo straordinario, questi può essere vietato, ovvero può essere previsto previa comunicazione anticipata al datore di lavoro e sua successiva autorizzazione. Ciò al fine di rapportare il surplus di lavoro alle attività lavorative richieste durante le giornate smart. All’interno dell’accordo è il caso di andare ad indicare anche eventuali fasce di reperibilità, al fine di interagire con il lavoratore. Consiglia di registrare le ore di lavoro in regime di lavoro agile sul LUL con apposito codice o meno? Al riguardo sono previste sanzioni in caso di mancata indicazione del lavoro prestato in tale regime?Il mio consiglio è quello di prevedere un codice “ad hoc”, da inserire nel libro unico del lavoro nelle giornate smart. Ciò servirà all'azienda per avere contezza delle giornate prestate dal lavoratore a distanza, in quanto, per dette giornate, potrebbe essere prevista, ad esempio, l'erogazione di un premio. Nessuna sanzione è prevista qualora non sia presente l’identificazione, quale voce paga, della giornata in smart working. ObiettiviGli obiettivi della prestazione devono essere definiti dal datore di lavoro? Oppure può il lavoratore indicare quali attività svolgerà in modalità da remoto?Continua ad essere in capo al datore di lavoro il potere organizzativo e direttivo, anche qualora la prestazione venga svolta da remoto. Detto ciò, qualora l’azienda voglia concedere, al lavoratore, una autonomia decisionale sulle attività lavorative svolte in smart working, la cosa è possibile e va identificata all’interno dell’accordo individuale. Richiamo in aziendaÈ possibile richiamare il lavoratore in caso di urgenza aziendale? Con quale preavviso?Per motivi organizzativi, produttivi o sostitutivi, è possibile che l'azienda richiami in sede il lavoratore, anche nelle giornate ordinariamente previste in smart working. Le modalità di richiamo in azienda ed il relativo preavviso devono essere previsti all'interno dell'accordo individuale. Ritengo che il preavviso debba essere congruo a contemperare le esigenze di conciliazione vita-lavoro che sono in capo al lavoratore. Strumentazione tecnologicaIl lavoratore può pretendere che l’azienda fornisca la strumentazione anche nel periodo emergenziale?Non è possibile pretendere che il lavoratore metta a disposizione la strumentazione informatica per rendere la prestazione da remoto, anche perché potrebbe non avere la disponibilità di detta strumentazione e, quindi, si costringerebbe il lavoratore ad acquistarla.In merito alla disconnessione, la legge assicura il diritto ma non sancisce i criteri on e off che ne regoli correttamente l'attuazione. Giusto? Confermato che non c'è una cornice normativa di riferimento? Per quanto riguarda la disconnessione, la normativa (art. 19 della l. n. 81/2017) prevede che l'accordo con il lavoratore debba individuare le misure tecniche e organizzative necessarie per assicurare la disconnessione del lavoratore dalle strumentazioni tecnologiche di lavoro. Il disegno di legge di conversione del D.L. n. 30/2021 entra più nel merito della disconnessione, evidenziando che “è riconosciuto al lavoratore che svolge l'attività in modalità agile il diritto alla disconnessione dalle strumentazioni tecnologiche e dalle piattaforme informatiche, nel rispetto degli eventuali accordi sottoscritti dalle parti e fatti salvi eventuali periodi di reperibilità concordati. L'esercizio del diritto alla disconnessione, necessario per tutelare i tempi di riposo e la salute del lavoratore, non può avere ripercussioni sul rapporto di lavoro o sui trattamenti retributivi”. La mancata identificazione delle misure per la disconnessione dagli strumenti informatici può creare un contenzioso con il lavoratore e potrebbe essere valutato dal giudice all'interno della richiesta di un risarcimento danni, oltre che, laddove accertato, essere sanzionato per violazione alle norme sull’orario di lavoro. Nulla vieta che l’azienda possa adottare dei sistemi automatici di blocco dell’accesso da remoto, in modo da enfatizzare i tempi di riposo. ApprendistatoE’ possibile attivare lo smart-working anche per l’apprendistato?Ritengo possibile, per singole giornate o per brevi periodi, lo smart working anche per gli apprendisti. Vanno però evidenziate alcune peculiarità: il piano formativo individuale dovrà prevedere questa possibilità; inoltre, il tutor dovrà essere sempre raggiungibile, con le modalità telematiche in uso in azienda, affinché l'apprendista possa continuare la formazione prescritta dal PFI. Copyright © - Riproduzione riservata

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/lavoro-e-previdenza/amministrazione-del-personale/quotidiano/2021/05/01/smart-working-dubbi-soluzioni