Il nuovo Codice di corporate governance prevede che vanga adottata dalle società una policy per la gestione del dialogo con gli azionisti e gli altri stakeholder. Assonime, nella circolare n. 23 del 2021, individua i principi chiave che delineano ruoli e responsabilità nella definizione della politica e nella gestione del dialogo con gli investitori. L'obiettivo di questi principi è di aiutare le aziende a identificare le sfide e le opportunità del dialogo con i propri azionisti e a formulare la propria politica basata sul principio di proporzionalità, tenendo in debita considerazione le dimensioni dell'azienda, il settore e l'assetto proprietario. Ai principi sono state, inoltre, aggiunte alcune annotazioni di commento e spiegazione che, in alcuni casi, suggeriscono possibili opzioni per la loro attuazione.

Assonime, nella circolare n. 23 del 19 luglio 2021, (“Principles for Listed Companies’ Dialogue with Investors”) individua i principi chiave che delineano ruoli e responsabilità nella definizione della politica e nella gestione del dialogo con gli investitori, in coerenza con il nuovo Codice di Corporate Governance. Per delineare i detti Principi, Assonime ha istituito un Forum sul Dialogo della Società con i propri Azionisti a cui hanno aderito i rappresentanti di oltre cento società quotate italiane. Obiettivo dei principi L'obiettivo dei principi è quello di aiutare le aziende a identificare le sfide e le opportunità del dialogo con i propri azionisti e a formulare la propria Politica basata sul principio di proporzionalità, tenendo in debita considerazione le dimensioni dell'azienda, il settore e l'assetto proprietario. I principi emanati prevedono come attori principali il Cda, in particolare il Presidente e l’Amministratore delegato, gli amministratori Incaricati e i rappresentanti. Principio 1: adozione della Policy Le società che aderiscono al Codice di autodisciplina adottano una policy per il dialogo con la generalità degli azionisti (di seguito la “Politica”) e la rendono disponibile sul sito internet della Società. La Politica è approvata dal consiglio di amministrazione, su proposta del Presidente d'intesa con l'Amministratore Delegato. Come evidenziato da Assonime: “Per assicurare la continuità del dialogo della società con gli azionisti, la Politica è redatta tenendo conto dell'esperienza della società nei rapporti con gli azionisti, delle politiche di coinvolgimento adottate dagli investitori istituzionali e dai gestori del risparmio nonché di altre politiche aziendali che potrebbero essere rilevanti per la sua efficacia prospettica”. Principio 2: ambito della Politica La Politica individua i temi e le modalità del dialogo tra la società e la generalità dei suoi azionisti. La Politica considera almeno le materie di competenza del consiglio. Avvio del dialogo e interlocutoriIl dialogo può essere avviato su richiesta degli azionisti o su iniziativa della società. Alla luce delle dimensioni della società, del settore e dell'assetto proprietario, la Politica potrebbe applicarsi anche al dialogo con altri investitori attuali o potenziali, nonché con i fornitori di servizi di voto. La Politica non ha lo scopo di occuparsi della comunicazione generale e dei rapporti con il mercato. Principio 3: attuazione della Politica Il consiglio di amministrazione vigila sul dialogo ed è informato sui suoi contenuti significativi. Gestione del dialogoLa gestione del dialogo è affidata esclusivamente agli Amministratori che possono agire per conto della Società (di seguito, gli “amministratori Incaricati”), individuati nell'Amministratore Delegato e/o nel Presidente del Consiglio, coerentemente con i loro poteri di rappresentanza e le competenze sul tema. Principio 4: amministratori responsabili Gli amministratori incaricati, con il supporto delle funzioni aziendali competenti in qualità di referenti: - decidono se e come dare seguito alle richieste degli azionisti; - individuano tempi, modalità e modalità di svolgimento del dialogo; - coinvolgono nel dialogo, ove opportuno e consentito dalla Politica, singoli consiglieri, anche indipendenti, tenuto conto delle specifiche competenze loro affidate dal consiglio (es. LID e Presidenti di Comitati); - informano tempestivamente il consiglio di amministrazione di eventuali significative preoccupazioni degli azionisti in merito al dialogo. Principio 5: punto di contatto La Politica individua uno (o più) referenti per gli azionisti nell'ambito delle funzioni aziendali. Il referente riporta agli amministratori Incaricati, secondo il ruolo loro attribuito dalla Politica. In particolare, e salvo diversa indicazione in casi specifici o disposizione di legge, il Referente: - riceve tutte le richieste degli azionisti di dialogo con la società, ivi comprese le richieste rivolte al consiglio, a specifici comitati consiliari o ai singoli consiglieri; - evade le richieste dei soci, secondo le regole definite dalla Policy e tenendo anche conto delle informazioni già fornite dalla società. Principio 6: norme e pratiche in materia di divulgazione delle informazioni Gli amministratori incaricati assicurano che tutte le informazioni fornite agli azionisti durante il dialogo siano coerenti con le politiche aziendali in materia di gestione delle informazioni societarie, e conformi alle regole di divulgazione e al dovere generale di riservatezza. Principio 7: valutazione della Politica e informativaIl Presidente assicura che il consiglio di amministrazione sia debitamente informato sullo sviluppo e sui contenuti significativi del dialogo intercorso. Le informazioni sono fornite alla prima riunione utile del Consiglio di amministrazione. Il consiglio di amministrazione valuta l'efficacia della Politica e la sua attuazione. Una descrizione della Politica e della sua attuazione è riportata nella relazione sul governo societario. Quando necessario, il consiglio di amministrazione riesamina la Politica. Annotazioni supplementari Nella circolare n. 23 del 2021, oltre ai irincipi sono inserite anche le annotazioni che commentano e spiegano i suddetti principi e, in alcuni casi, suggeriscono possibili opzioni per la loro attuazione. Copyright © - Riproduzione riservata

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/impresa/contratti-dimpresa/quotidiano/2021/07/21/gestione-dialogo-societa-azionisti-definire-policy-efficace