Il controllo di gestione è diventato oggi uno strumento indispensabile per supportare gli studi professionali nel perseguimento degli obiettivi di sviluppo che intendono conseguire. In questo contesto, per controllo di gestione si deve intendere il complesso delle iniziative e degli strumenti informativi adottati nello studio professionale, al fine di raggiungere obiettivi misurabili, che supportino le decisioni inerenti alle attività di gestione in condizioni di efficienza ed efficacia.

L’attività di controllo di uno studio professionale deve prendere le mosse da una ricognizione delle variabili critiche della gestione, per individuare le quali può risultare utile rispondere alle seguenti domande: - che tipo di studio è? - che studio si vuole diventare? - quali obiettivi possono rappresentare il percorso desiderato? - quali sono gli indicatori, anche non monetari, più adatti a monitorare la realizzazione della strategia e il conseguimento degli obiettivi strategici nella gestione? Il controllo di gestione nello studio professionale può essere fondato sulla considerazione delle seguenti variabili: 1. attività sviluppate e realizzate; 2. cliente e commessa seguiti; 3. tempo dedicato; 4. qualità della prestazione cui si ambisce. Tanto premesso, di seguito vengono esaminati i principali strumenti di controllo di gestione attivabili nell’ambito dello studio professionale per la rendicontazione delle attività. Individuazione delle aree strategiche Per il raggiungimento di una maggiore efficacia, la strategia dello studio professionale deve essere definita sia a livello globale che a livello di dettaglio rispetto alle proprie aree strategiche di attività. Le strategie dovrebbero essere pianificate in funzione del tipo di vantaggio competitivo che lo studio intende vantare nei confronti degli altri soggetti presenti sul mercato e pertanto lo scenario strategico di uno studio professionale deve essere strutturato in aree strategiche d’affari. Ogni singola area strategica deve presentare: 1. una struttura economica autonoma; 2. un responsabile della gestione; 3. un’interazione con un’altra area mediante servizi di supporto; 4. una conduzione strategica differenziata, derivante dalle caratteristiche del suo ambito competitivo. Così facendo è possibile addivenire: - a una valutazione dei contributi di ciascuna area alla redditività complessiva dello studio; - a una pianificazione strategica più puntuale rispetto alle caratteristiche di ciascuna area strategica dello studio; - all’allineamento di comportamenti di tutte le risorse umane dello studio agli obiettivi e alle strategie dello studio nel suo complesso. Con riferimento a ogni singola area d’affari occorre effettuare l’analisi della redditività, che quindi non può più essere relegata a mera valutazione delle performance dello studio. È fondamentale per le organizzazioni di professionisti dotarsi di soluzioni che consentano di misurare con precisione la redditività di ciascuna delle principali prestazioni erogate, anche al fine di individuare politiche e strategie di impiego delle proprie risorse adeguate alle effettive potenzialità e alle opportunità del mercato. Break even point Gli studi professionali devono essere dotati di strumenti di programmazione sempre più efficaci e di informazioni che consentano di indagare e valutare in modo attendibile la compatibilità tra le potenzialità del mercato cui si rivolgono o cui intendono rivolgersi e la propria struttura produttiva. Tra gli strumenti di controllo e gestione è possibile adottare la Break Even Analysis, basata sul conto economico riclassificato a margine di contribuzione in cui si distinguono i costi totali in fissi e variabili rispetto al volume di attività dello studio professionale. Lo strumento consente di identificare il punto di pareggio in corrispondenza del quale i ricavi eguagliano i costi e, quindi, di determinare a quale grado di saturazione delle risorse ovvero della capacità produttiva, o in corrispondenza di quale ammontare di fatturato dello studio, si realizzi l'equilibrio economico; in altri termini, esso consente, pertanto, di analizzare gli effetti sul reddito di possibili variazioni di quantità economiche, quali il numero di pratiche effettuate o previste, i costi fissi, i costi variabili e i prezzi. Budget e analisi degli scostamenti Dal punto di vista organizzativo, è sempre più evidente la necessità di una gestione non passiva, ma proattiva dello studio professionale, ossia di una gestione capace di anticipare per quanto possibile gli avvenimenti, governandoli piuttosto che subendoli. A tal fine, è opportuno che, all’attività di monitoraggio delle performance di studio con i più tradizionali strumenti gestionali, sia anteposta un’attività di programmazione, in modo tale da assicurare che le informazioni generate dall’attività di reporting non costituiscano misurazioni isolate, ma rendano conto di scostamenti, positivi o negativi, rispetto a obiettivi predefiniti o a informazioni previsionali. Le rilevazioni devono in altri termini poter supportare un processo di feedback, volto all’individuazione di eventuali azioni correttive. Lo strumento che consente di soddisfare le precedenti esigenze è il budget d’esercizio, costituito dal conto economico previsionale; dallo stato patrimoniale previsionale; e dal rendiconto finanziario previsionale. Obiettivi e indicatori Gli studi professionali necessitano di strumenti di analisi delle proprie performance, al fine di dirigere e orientare i comportamenti dei diversi soggetti che operano all’interno dello studio, di indirizzare l’allocazione delle risorse, di valutare e comunicare i progressi (o i fallimenti) nel raggiungimento degli obiettivi strategici, di valutare le prestazioni dei responsabili e, infine, di assicurare che la mission trovi effettiva applicazione. Gli indicatori rappresentano fondamentali elementi per la declinazione del controllo gestionale che consentono di fissare e gestire obiettivi generali e strategici e di analizzare i risultati quantitativi e qualitativi della gestione. Tra gli strumenti attraverso i quali essi sono adottati è incluso il piano obiettivi/indicatori. Margine di contribuzione Negli studi professionali molti errori sono commessi in sede di determinazione delle aree di attività che consentano un ritorno economico; sovente la stima delle relative variabili avviene in maniera approssimativa. In questa prospettiva una delle variabili in base alle quali è possibile effettuare una più corretta ed efficace analisi di redditività delle attività di studio è il margine di contribuzione: ancorché risulti contraddistinto da una certa semplicità logico-concettuale rispetto ad altre informazioni comunque desumibili dal conto economico, il margine di contribuzione rappresenta un valore che consente di disporre di informazioni e dati estremamente chiari e concreti sia in sede di analisi consuntiva del risultato d’esercizio sia in sede di pianificazione. Timesheet Tra i problemi che lo studio professionale si trova a dover affrontare vi è quello della registrazione delle modalità e dei tempi d’impiego delle proprie risorse umane. Tale tematica si rivela critica nella misura in cui occorra disporre di dati oggettivi in base ai quali, da un lato, stabilire opportuni sistemi ai fini della determinazione del prezzo da applicare alle prestazioni professionali erogate e, dall’altro, sviluppare riflessioni obiettive circa i carichi di lavoro, la produttività delle risorse umane, la pianificazione delle loro attività e mansioni presso lo studio. L’utilizzo di un sistema di rilevazione dei tempi deve poter consentire, appunto, di quantificare il tempo che lo studio, o meglio, la singola risorsa, dedica alla realizzazione della prestazione professionale. A tal fine è possibile utilizzare lo strumento del timesheet.

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Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/impresa/controllo-di-gestione/quotidiano/2021/11/15/strumenti-tecnologie-controllo-gestione