Il 23 novembre 2021 il Consiglio Notarile di Milano ha approvato la massima n. 200 riguardante le clausole statutarie che legittimano la convocazione delle assemblee esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione. In particolare, le convocazioni prive dell’indicazione del luogo fisico dell’adunanza e relative a riunioni che si svolgono esclusivamente con mezzi elettronici di collegamento devono ritenersi valide anche dopo il termine del periodo eccezionale di emergenza connesso alla pandemia. L’orientamento interpretativo è estendibile anche alle riunioni del consiglio di amministrazione e del collegio sindacale.

Come è noto, l’art. 106 del D.L. n. 18/2020 (decreto Cura Italia) è intervenuto sulle norme in materia di assemblee di società ed enti al fine di agevolare lo svolgimento delle riunioni dei soci. In particolare, la disposizione ha introdotto, tra le altre, la possibilità: - previo inserimento nell’avviso, di convocare le assemblee ordinarie e straordinarie, di prevedere l’espressione del voto in via elettronica o per corrispondenza nonché l’intervento in riunione, anche in modo esclusivo, mediante mezzi di telecomunicazione, senza la necessità che il presidente il segretario o il notaio si trovino nel medesimo luogo; - per le società a responsabilità limitata, di esprimere il voto mediante consultazione scritta o di esprimere il consenso per iscritto; - per le società con azioni quotate (e per le società i cui titoli sono ammessi alla contrattazione su un sistema multilaterale di negoziazione nonché per le società con azioni diffuse fra il pubblico in misura rilevante) di designare per le assemblee ordinarie o straordinarie il rappresentante previsto dall’art. 135-undecies del TUF. Di recente, è intervenuto l’art. 6 del D.L. n. 105/2021 che ha prorogato al 31 dicembre 2021 tutti i termini contenuti nelle disposizioni legislative elencate nell’allegato A del medesimo decreto tra i quali è compreso l’art. 106, c. 7, del D.L. n. 18/2020, convertito, con modificazioni, dalla legge n. 27/2020 “Norme in materia di svolgimento delle assemblee di società ed enti”. Pertanto, fino alla fine del 2021 le semplificazioni dettate dal citato art. 106 continuano a dispiegare i propri effetti. Convocazione dell’assemblea dei soci anche senza luogo fisico Secondo il Consiglio Notarile di Milano (Massima n. 200 del 23 novembre 2021) la convocazione dell’assemblea dei soci, a prescindere dal suddetto regime emergenziale di cui al sopra citato art. 106 e al di fuori dei casi di assemblea totalitaria, può essere convocata (e tenersi anche in forma non totalitaria) senza l'indicazione di alcun luogo fisico di svolgimento bensì ricorrendo esclusivamente a mezzi di telecomunicazione. L’interpretazione notarile è un importante ausilio per gli operatori se si considera che, una volta cessato il periodo emergenziale, la soluzione permetterebbe di continuare ad utilizzare gli ausili informatici per agevolare la gestione della vita societaria. La massima analizza in primis le disposizioni del Codice civile che potrebbero costituire un ostacolo allo svolgimento telematico delle riunioni, in particolare: - art. 2363 “Luogo di convocazione dell’assemblea” ove al c. 1, si prevede che “l'assemblea è convocata nel comune dove ha sede la società, se lo statuto non dispone diversamente”; - art. 2366, comma 1, secondo il quale “l'assemblea è convocata dall'amministratore unico, dal consiglio di amministrazione o dal consiglio di gestione mediante avviso contenente l'indicazione del giorno, dell'ora e del luogo dell'adunanza e l'elenco delle materie da trattare”; - infine, art. 2370, c. 4, che statuisce che “lo statuto può consentire l'intervento all'assemblea mediante mezzi di telecomunicazione ovvero l'espressione del voto per corrispondenza o in via elettronica”.Tuttavia, il dettato del Codice civile può essere superato mediante un’interpretazione evolutiva delle norme il cui significato deve essere letto alla luce delle opportunità messe attualmente a disposizione dalla moderna tecnologia e tenendo conto che l’originaria formulazione del Codice civile risale al 1942. Secondo la massima in commento, l’equivalenza della riunione in presenza rispetto a quella telematica di cui all’art. 2370 del Codice civile comporta la necessità di interpretare la nozione di “luogo”, da indicare necessariamente nell’avviso di convocazione, non più necessariamente come “luogo fisico”, bensì come un luogo (eventualmente anche solo) “virtuale” consistente appunto nelle piattaforme informatiche o di telecomunicazione che saranno utilizzate per l'intervento in assemblea. Ma v’è di più. Secondo il Consiglio Notarile di Milano la lettera della disposizione di cui all’art. 2370 del Codice civile non è univoca. Si può infatti rilevare che, se il legislatore avesse inteso escludere in toto la legittimità di previsioni statutarie che autorizzano la partecipazione assembleare solo da remoto, la norma avrebbe dovuto specificare che la clausola "può consentire l'intervento in assemblea anche mediante mezzi di telecomunicazione". Così com'è formulata, invece, la norma non sembra in grado di precludere la possibilità che l'utilizzo dei mezzi di telecomunicazione costituisca l'unica modalità concessa ai soci per intervenire alla riunione, in mancanza di un luogo fisico nel quale svolgere la riunione. Conseguenze positive dell’assemblea telematica Se da un lato lo svolgimento della riunione esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione non costituisce una potenziale lesione dei principi di collegialità, buona fede e parità di trattamento tra i soci, dall’altro, nelle assemblee telematiche i soci di minoranza possono trovare una modalità più semplice di esercizio dei propri diritti ove si consideri che altrimenti potrebbero essere obbligati a spostamenti presso il luogo di convocazione dell'assemblea anche fuori dalla sede sociale ovvero fuori dal territorio italiano: si pensi ai casi limite nei quali le riunioni assembleari si svolgano fuori dal territorio dello Stato, in Europa o in località ancor più distanti dall’Italia. In altre parole, tra il socio (eventualmente) “costretto” a recarsi in uno qualsiasi dei luoghi fisici rientranti nel perimetro geografico di tali clausole statutarie e il socio (eventualmente) “costretto” ad utilizzare un telefono o una piattaforma di videoconferenza (ormai divenute di uso comune), pare potersi dire che sia il primo, e non il secondo, a rischiare una più forte compressione dei propri diritti amministrativi e di partecipazione alle decisioni di competenza assembleare. La conclusione raggiunta dalla massima deve quindi ritenersi conforme alla ratio della disposizione civilistica che è quella di favorire l'esercizio dei diritti sociali. È quindi legittima la clausola statutaria che consenta l’intervento assembleare mediante mezzi di telecomunicazione permettendo all’organo amministrativo di indicare nell’avviso di convocazione che l’assemblea si terrà esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, omettendo il luogo fisico di convocazione e indicando le modalità di collegamento (ancorché tale indicazione possa essere fatta in un momento successivo antecedente alla riunione). Estensione alle altre riunioni collegiali della società Secondo la massima in commento, le conclusioni raggiunte per l’assemblea dei soci devono ritenersi a maggior ragione applicabili anche alle riunioni degli altri organi sociali, con particolare riguardo al consiglio di amministrazione e al collegio sindacale, anche in assenza di una clausola statutaria che preveda espressamente la possibilità di convocare l'organo collegiale solo mediante mezzi di telecomunicazione (sempreché vi sia la generica disposizione statutaria che, ai sensi degli artt. 2388, c. 1, e 2404, c. 1, c.c., consenta la partecipazione con tali mezzi). Copyright © - Riproduzione riservata

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/impresa/contratti-dimpresa/quotidiano/2021/12/10/assemblee-societarie-distanza-convocazione-valida-emergenza-covid-19