L’Ente italiano di Normazione, l’Associazione italiana degli Studi Legali Associati e la Cassa Nazionale Forense hanno presentato la norma UNI 11871:2022, grazie alla quale sarà possibile, a partire dal 2023, la “certificazione di qualità” degli studi legali e di commercialisti. L’obiettivo è fornire agli studi che operano nei settori legali, fiscali, amministrativi e contabili un complesso omogeneo di criteri validi a supporto dell’organizzazione, in settori quali: i rapporti con la clientela, la comunicazione interna ed esterna, la sicurezza, la promozione e lo sviluppo dei talenti, le pari opportunità e la sostenibilità. La norma unisce i principi fondamentali della UNI EN ISO 9001 riguardante i sistemi di gestione per la qualità e della UNI ISO 31000 dedicata al risk management.

L’Associazione italiana degli Studi Legali Associati (ASLA), UNI e la Cassa Nazionale Forense hanno presentato la nuova norma UNI 11871:2022, denominata “Principi organizzativi e gestione dei rischi connessi all’esercizio della professione per la creazione e protezione del valore”, la prima in Italia e in Europa a rivolgersi direttamente a tutti gli studi di avvocati e dottori commercialisti, sia in fase di avvio sia già strutturati, indipendentemente dalla loro forma organizzativa. Rivolgendosi a tutti i professionisti del settore che operano in forma individuale o associata, la norma riguarda, quindi, un bacino totale di utenza potenziale di oltre 360mila liberi professionisti, composto dai 241.830 avvocati (fonte: Cassa nazionale Forense, I numeri dell’Avvocatura 2021) e dai 120.269 commercialisti (fonte: Fondazione nazionale dei commercialisti, Rapporto sull’albo dei dottori commercialisti e degli esperti contabili 2022). La norma unisce i principi fondamentali della UNI EN ISO 9001 riguardante i sistemi di gestione per la qualità e della UNI ISO 31000 dedicata al risk management con lo scopo di migliorare l’organizzazione degli Studi anche nei settori essenziali dello sviluppo delle attività, ovvero: - i rapporti con la clientela; - la comunicazione interna ed esterna; - la sicurezza a ogni livello; - la promozione e lo sviluppo dei talenti; - le pari opportunità e la sostenibilità. L’obiettivo della nuova norma UNI 11871:2022 è quello di fornire agli studi che operano nei settori legali, fiscali, amministrativi e contabili un complesso omogeneo di criteri validi, sperimentati e aggiornati a supporto delle attività. Nel dettaglio, la norma mira a promuovere una adeguata e moderna organizzazione degli studi professionali, offrendo un supporto in fase di avvio, tramite l’individuazione e la gestione delle principali aree di rischio e illustrando i criteri e i metodi organizzativi che aiutino a prevenire e gestire i rischi. Principali novità della norma per gli studi professionali A partire dal 2023 sarà possibile la “certificazione di qualità” degli Studi legali e commercialisti. Si tratta di una novità importante, in quanto permette agli Studi professionali di ottenere una certificazione di qualità, come avviene ormai da alcuni decenni per le aziende, che possono essere certificate per l’ottimizzazione dei processi aziendali, ossia per la gestione della qualità (ISO 9001, introdotta nel 1987), la riduzione dell’impatto ambientale (ISO14001, introdotta nel 1996), il miglioramento della gestione per la salute e la sicurezza sul lavoro (ISO 45001, introdotta nel 2018). Da sempre, le norme aiutano i professionisti, in qualsiasi settore operino, per sostenere la concorrenza, facilitare la qualificazione, dare garanzie ai clienti/consumatori supportandone le competenze, conoscenze ed esperienze senza sostituirle, in quanto integrazione della formazione che aiuta a tenerla aggiornata allo stato dell’arte e a esercitare la professione nel modo migliore, erogare nuove prestazioni e sviluppare il proprio business. Gli studi di avvocati e dei commercialisti, fino ad oggi, per ottenere una certificazione si sono basati principalmente sulla ISO 9001, che porta sicuramente molti vantaggi. Ora, UNI l’Ente italiano per la normazione volontaria, ASLA e Cassa Nazionale Forense hanno creato una norma più specifica, e probabilmente più efficace. La UNI 11871 si rivolge ad un “mercato nuovo” (studi legali e commercialisti) proponendo un modello sperimentato e riconosciuto il cui successo però dipende dall’impegno dei soci degli studi a rispettare alcuni principi organizzativi, tra i quali: il lavoro per processi, l’attribuzione di ruoli e responsabilità, l’orientamento al cliente, la gestione dei rischi, il miglioramento continuo, la programmazione delle attività, la comunicazione esterna. Anche se di matrice italiana, la norma trae ispirazione da alcune norme internazionali, le riformula, integrandole e assemblandole per cercare di trovare una soluzione ottimale per gli studi professionali e concentrandosi sui concetti di: - sostenibilità: in particolare, nelle tre aree fondamentali della tutela dell’ambiente, della sfera lavorativa e dell’intervento nel sociale; - inclusività e pari opportunità: programma di interventi a salvaguardia dei principi fondamentali; - protezione della sfera personale e vita familiare per tutti i componenti: eguaglianza di genere e pariteticità dei ruoli; - predisposizione e facilitazione del lavoro da remoto: modalità di organizzazione e dotazione di strumenti; - tutela delle condizioni igieniche e sanitarie: valutazione e sorveglianza costante, anche in relazione alle esperienze maturate con l’emergenza pandemica. Finalità della certificazione di qualità La norma contiene indicazioni, che possono essere considerate come una check list, che permettono di ottimizzare l’organizzazione e il funzionamento di uno studio legale o di commercialisti, per prevenire i rischi professionali: non solo negli errori che possono essere commessi dai professionisti, ma anche per modelli comportamentali poco opportuni, o la scarsa attenzione alle critiche dei clienti, tutte situazioni che vanno monitorate, per essere poi gestite. Tra i principali aspetti presi in considerazione ci sono: - l’aggiornamento costante di tutte le componenti dello studio; - la valorizzazione delle differenze e l’applicazione dei principi di equità; - l’elaborazione di protocolli di sicurezza e di documenti di rischio sanitario; - l’elaborazione di una politica di comunicazione efficace verso i clienti, con l’indagine sul loro grado di soddisfazione; - il rispetto della sostenibilità ambientale, utilizzando materiali ecosostenibili e riciclati, rispettando la raccolta differenziata ed evitando gli sprechi; - il rispetto della sostenibilità lavorativa, garantendo la possibilità di lavoro a distanza, il diritto alla disconnessione, rispettando periodi di ferie e congedi, e sostenendo i componenti che decidono di lasciare lo studio. Pertanto, la finalità, è modernizzare e ottimizzare la gestione degli studi, facilitare l’individuazione delle principali aree di rischio per l’attività professionale, favorendo l’adozione di strumenti utili a contenerle e supportando la creazione e protezione del valore risultano tra le finalità della nuova norma che consentirà agli Studi professionali di ottenere, sulla base dei medesimi criteri, una certificazione di conformità rilasciata da enti competenti, utile per accedere a incarichi professionali nell’ambito di appalti e bandi di gara, pubblici o privati. Novità principale: il risk management Tra le novità principali, che potrebbero aiutare gli studi professionali a pianificare il proprio sviluppo a prescindere dalla dimensione, c’è il risk management, ossia la gestione organizzata e consapevole “dell’effetto di incertezza in relazione agli obiettivi”. Pur se l’approccio al rischio è ancora frainteso, i professionisti vivono quotidianamente situazioni quali: - la mancata o insufficiente definizione di procedure interne dello studio relative ad attività che possono comportare significativi rischi professionali; - l’indisponibilità di informazioni documentate sulla conformità alle procedure stabilite e l’esecuzione con la necessaria diligenza dei singoli incarichi; - la mancata, insufficiente o non aggiornata definizione dei ruoli, delle funzioni e/o delle responsabilità; - la scarsa chiarezza o ambiguità ai principi essenziali dello studio, come evidenziati nelle sue direttive; - l’inserimento nella struttura organizzativa dello studio di soggetti non adeguatamente qualificati, ovvero l’instaurazione di rapporti e collaborazioni non rispondenti alle esigenze dei clienti e/o alle necessità organizzative dello studio; - la percezione negativa, da parte di clienti attuali o potenziali, della qualità dei servizi forniti dallo studio ovvero delle attività svolte nell’ambito dello stesso; - l’inefficace, intempestiva o insufficiente gestione di contestazioni o reclami provenienti dai clienti, con le potenzialmente gravi conseguenze anche sotto il profilo della responsabilità professionale; - la perdita o sottovalutazione di importanti opportunità di sviluppo dello studio e/o miglioramento della sua comunicazione esterna in relazione alle proprie attività professionali. Linee direttrici Le linee direttrici della nuova norma riguardano:

A	Organizzazione e rapporti interni allo studio
B	Relazioni con i clienti
C	Tutela dell’ambiente
D	Rispetto delle condizioni igieniche necessarie alla tutela della salute

Sostenibilità Uno degli elementi di aggiornamento della norma UNI 11871:2022 rispetto alla precedente prassi di riferimento UNI/PdR 33: 2017 consiste nella sostenibilità degli studi, nelle 3 aree fondamentali: - tutela dell’ambiente (digitalizzazione e dematerializzazione dei documenti, utilizzo di materiali riciclati ed ecosostenibili, differenziazione dei rifiuti, utilizzo di fonti energetiche rinnovabili e non inquinanti, ricorso a una mobilità a basso impatto per tutti i componenti dello studio); - tutela della sfera lavorativa (facilitazione delle modalità di svolgimento dei compiti anche a distanza, favorendo il diritto alla disconnessione per i professionisti e il personale di Studio, secondo criteri di correttezza, ragionevolezza e rigoroso rispetto delle norme applicabili); - intervento sul sociale (valorizzazione dei territori, sostegno a enti e associazioni senza scopo di lucro con finalità sociali e assistenziali, attività pro-bono). Pari opportunità e inclusività Rientrano tra i principi che lo studio deve promuovere: - assicurando loro percorsi di formazione e crescita interna; - utilizzando un linguaggio inclusivo “idoneo a riconoscere e ricomprendere tutte le individualità presenti nello studio, evitando stereotipi di genere e provenienza e consentendo, ove richiesto, l’utilizzo dei termini professionali regolarmente declinati sia al maschile che al femminile”. Tutela della vita familiare Rientra tra i principi che lo studio è chiamato a valorizzare, tenendo in considerazione le esigenze genitoriali dei suoi componenti, oltre al rispetto di quanto previsto dalla normativa per i dipendenti (congedi di maternità, permessi per motivi familiari), prevedendo ulteriori benefici su base volontaria (periodi di assenza retribuita nella fase iniziale della vita genitoriale e facilitazioni nell’assegnazione di incarichi adeguati per complessità e tempistiche, orari flessibili e possibilità di lavoro a distanza). Tutela sanitaria Una corretta gestione degli studi deve prevedere un ambiente di lavoro salubre e sicuro, nel rispetto formale e sostanziale delle normative di volta in volta applicabili, adottando misure preventive e protettive generalizzate ed efficaci. Benefici della certificazione Fra i principali benefici derivati dalla certificazione di uno studio professionale si annoverano l’attestazione di qualità rilasciata dagli enti competenti che conferisce: - valore di fronte a potenziali clienti o enti esterni; - l’attribuzione di eventuali punteggi preferenziali per l’assegnazione di incarichi professionali nell’ambito di appalti e bandi di gara, pubblici o privati; - una possibile riduzione dei costi delle coperture assicurative obbligatorie a fronte di un servizio qualitativamente certificato. Quindi, oltre a beneficiare di una migliore gestione ed organizzazione, che potrebbe essere già un motivo sufficiente, con un impatto positivo nei confronti dei clienti, e per il mercato di riferimento, è probabile che i clienti (privati e pubblici), potranno richiedere come titolo preferenziale, come avviene con le aziende, il possesso della certificazione, che potrebbe quindi rappresentare la chiave di accesso per bandi pubblici, e tenders privati. Inoltre, dato che tra le indicazioni della norma UNI vi è anche la riduzione dei rischi professionali, è probabile che i premi delle assicurazioni sulla responsabilità professionale siano minori per gli studi che vengano certificati con la norma UNI 11871. Cosa deve fare lo studio professionale per attuare la norma? Il primo passo è ovviamente scaricare dal sito dell’UNI (www.uni.com) la norma, che si trova selezionando la pagina dedicata al catalogo, e cercandola con il numero (11871), va ovviamente letta con attenzione, allo scopo di modificare l’organizzazione e la gestione dello studio e seguendo appunto la migliore prassi, che è descritta nella norma. Dopo la sua attuazione, il passo successivo è quello della certificazione, e a questo scopo bisognerà attendere l’inizio del 2023, quando i primi certificatori saranno stati accreditati da Accredia, che è l’ente italiano che certifica i certificatori. A quel punto gli studi che intendono procedere sul percorso della certificazione, potranno ottenere il certificato di compliance alla norma UNI 11871. Non è escluso che ci possano essere in futuro incentivi per ottenere la certificazione. Conclusioni Come per la ISO 9001, la nuova norma punta alla soddisfazione dei clienti, ma non si limita soltanto a questo. Tra gli obiettivi troviamo l’aumento delle opportunità lavorative e lo sviluppo sostenibile. Nella norma, gli obiettivi dichiarati perseguono la promozione di un’organizzazione moderna dello studio. Tali obiettivi vogliono fornire una valida assistenza durante la creazione del valore, attraverso la gestione e l’individuazione delle aree di rischio principali. Inoltre, la certificazione di conformità offre la prospettiva per gli studi professionali certificati di avvalersi nei confronti di ogni soggetto esterno di un’attestazione di qualità, rilasciata da enti competenti. Nonché di ottenere eventuali punteggi preferenziali per l’assegnazione di incarichi professionali nell’ambito di appalti e bandi di gara, e un’auspicabile riduzione dei costi relativi alle coperture assicurative obbligatorie per le responsabilità connesse all’esercizio delle professioni di Avvocato e Dottore Commercialista. Un altro fine della norma è quello di proteggere la reputazione e accrescere la credibilità dello studio, attraverso il rilascio di una patente da parte di un ente accreditato. I nuovi processi mirano a minimizzare i rischi che comportano danni e costi per la reputazione di uno studio. Copyright © - Riproduzione riservata

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/quotidiano/2022/09/20/certificazione-norma-uni-11871-cambia-studi-professionali-2023