Il lavoratore subordinato può aver diritto, se previsto dal contratto nazionale o da ulteriori livelli di contrattazione, anche aziendale, al riconoscimento dei buoni pasto o alla erogazione di una indennità sostituiva della mensa. La decisione però appartiene sempre al datore di lavoro che può decidere se e quanto riconoscere ai propri lavoratori, a quali condizioni e con quali modalità. Per questa ragione è importante condurre una riflessione preventiva anche in termini di incidenza della modalità scelta sul costo del lavoro. Qual è la scelta più conveniente per il datore di lavoro?

Chi Tutti i datori di lavoro subordinato, quando in azienda non è presente la mensa, possono decidere di corrispondere ai propri dipendenti l’indennità di mensa o i buoni pasto. In particolare, il diritto spetta ai prestatori di lavoro subordinato, a tempo pieno o parziale, anche qualora l’orario di lavoro non preveda una pausa per il pasto, nonché ai soggetti che hanno instaurato con il cliente un rapporto di collaborazione anche non subordinato (decreto 7 giugno 2017, n. 122).

AttenzioneIn ogni caso datore di lavoro non è obbligato a concedere ai propri dipendenti i buoni pasto, a meno che non sia specificamente previsto dal CCNL applicato, dalla contrattazione individuale o dalla contrattazione decentrata (aziendale e/o territoriale).

CosaBuoni pastoI buoni pasto sono documenti emessi in forma cartacea o elettronica che danno al loro possessore il diritto di ottenere, dagli esercizi convenzionati con la società di emissione, la somministrazione di alimenti e bevande e la cessione di prodotti di gastronomia pronti per il consumo. In sostanza, i buoni pasto permettono all’utilizzatore di ricevere un servizio sostitutivo della mensa aziendale di importo corrispondente al valore facciale del buono pasto. Possono essere utilizzati solo se datati e sottoscritti dal titolare. I buoni pasto sono esenti da tassazione fino all’importo giornaliero stabilito dalla legge: soltanto l’eccedenza rispetto a tale cifra concorre a determinare il reddito da lavoro dipendente ai fini del calcolo dei contributi previdenziali e delle ritenute fiscali. Il buono cartaceo non è soggetto a trattenute fino al valore facciale di 4 euro, quello elettronico è esente da tassazione fino al valore di 8 euro. I buoni pasto non sono: cedibili, commercializzabili, cumulabili oltre il limite di 8 buoni o convertibili in denaro.

AttenzioneI buoni pasto, inoltre, sono utilizzabili esclusivamente per l’intero valore facciale ed hanno validità di un anno.

Indennità di mensaL’indennità sostitutiva di mensa si identifica come un importo corrisposto mensilmente ai lavoratori delle aziende che non vantano una mensa aziendale. L’importo stabilito a titolo di indennità è erogato al lavoratore che consuma il pasto fuori casa nel corso dell’orario di lavoro. Si tratta di un importo lordo poiché l’indennità sostitutiva di mensa è soggetta sia a tassazione che contribuzione. Come Sono previste 4 modalità per la gestione dell’indennità di pasto in favore dei lavoratori dipendenti: 1) la concessione di buoni pasto: esenti da oneri fiscali e previdenziali fino a euro 4 (8 euro se elettronici); 2) le indennità di mensa, interamente imponibili sotto il profilo contributivo e fiscale; 3) le indennità sostitutive corrisposte agli addetti alle strutture lavorative a carattere temporaneo, come gli addetti ai cantieri edili, o le unità produttive ubicate in zone dove mancano servizi di ristorazione, esenti fino al limite di 5,29 euro al giorno; 4) l’erogazione del servizio attraverso apposite mense aziendali: in questo caso il limite di esenzione non opera sia per le mense interne, che per i pubblici esercizi essenzialmente sulla base e nei limiti di importo stabiliti con apposite convenzioni o contratti d’appalto tra datore di lavoro e pubblico esercizio. La non imponibilità fiscale e contributiva degli importi erogati sotto forma di buoni pasto si applica anche ai lavoratori subordinati a tempo parziale, ma soltanto se l’articolazione dell’orario di lavoro non preveda il diritto alla pausa pranzo.

AttenzioneL’importo del valore nominale del ticket che eccede tale limite costituisce retribuzione imponibile e non può mai essere considerato assorbibile dalla franchigia di 258,23 euro annui stabilita con riferimento ai beni ceduti o ai servizi prestati dal datore di lavoro.

Quando Il buono pasto non costituisce diritto imprescindibile del lavoratore e spetta soltanto quando previsto da un apposito accordo collettivo o individuale. In mancanza di tale accordo i benefici previsti dai buoni pasto non possono essere pretesi poiché non rappresentano una parte della retribuzione ma un beneficio assimilato alle prestazioni di welfare. La legge, quindi, non impone al datore di lavoro alcun obbligo sul rilascio dei buoni pasto poiché la loro concessione è sempre specificata nel contratto di assunzione o è frutto di successivi accordi. Sia la disciplina dei buoni pasto che quella dell’indennità sostitutiva sono strutturalmente in vigore.

AttenzioneL’Agenzia delle Entrate, nell'interpello n. 956/26321/2020, ha chiarito che la non imponibilità prevista dal Testo unico delle imposte sui redditi si applica anche ai lavoratori in smart-working entro i limiti di importo ordinariamente previsti.

Calcola il risparmio Ipotesi di assunzione di un lavoratore in sostituzione presso un’azienda industriale del Mezzogiorno che occupa 18 dipendenti ed applica il CCNL Legno e arredamento - livello AC5. Si ipotizza di erogare 160 euro di buoni pasto nell'arco di ciascun mese, in alternativa alla erogazione del corrispondente importo a titolo di indennità di mensa. La retribuzione di base è pari a 2.403 euro. La contribuzione ordinaria INPS a carico del datore di lavoro è di euro 673, cui si aggiunge, nel caso dell'indennità di mensa, la contribuzione dovuta sulla stessa, che porta la contribuzione dovuta a 756 euro. Se il medesimo importo riconosciuto a titolo di indennità sostituiva viene invece erogato come buono pasto (nell’esempio 20 buoni da 8 euro ciascuno al giorno), la somma rimane esente da contributi previdenziali e anche da ritenute fiscali per il dipendente.Risparmio %Dall’analisi dei dati è possibile osservare che l’erogazione dei buoni pasto consente all’azienda di ottenere un risparmio, sul costo del lavoro del proprio personale dipendente, quasi pari al 3%. Ovviamente tale incidenza di costo, stimata percentualmente, cresce quanto più alto è l’importo riconosciuto e al diminuire dalla base retributiva afferente il singolo lavoratore. A ciò si aggiunge l’evidente vantaggio dell’esenzione fiscale per il lavoratore e la possibilità per l’azienda di dedurre il costo di acquisto dei buoni dalla propria contabilità aziendale.

	Retribuzione ordinaria + Indennità di mensa	Retribuzione + Erogazione buoni pasto
Retribuzione lorda mensile erogata	2.403 + 160	2.403 + 160
Contribuzione INPS	756	673
Contribuzione INAIL	97	91
Totale costo mensile	3.416	3.327
Risparmio %		3%

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Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/quotidiano/2023/04/03/buoni-pasto-indennita-mensa-conviene-datore-lavoro