Aggiornate le regole per la gestione, da parte dei datori di lavoro, dei programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadata. E’ infatti necessario verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore.

Il Garante per la protezione dei dati personali ha adottato, con il provvedimento n. 642 del 21 dicembre 2023, un documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati. A seguito di accertamenti effettuati dall’Autorità dai quali è emerso che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, sono configurati in modo da raccogliere e conservare - per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato - i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti (ad esempio, giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’e-mail). In alcuni casi è emerso anche che i sistemi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica dei dati e ridurre il periodo di conservazione. La richiesta avanzata dal Garante è dunque quella di verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore. Nel caso di esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare resta la necessità di pervenire ad un accordo sindacale o di ottenere l’autorizzazione dell’ispettorato del lavoro. Copyright © - Riproduzione riservata

Garante per la protezione dei dati personali, provvedimento 07/02/2024, n. 642

Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/quotidiano/2024/02/08/posta-elettronica-dipendenti-nuove-tutele-dipendenti