La sostituzione di un lavoratore assente è sempre una operazione delicata sia per l’organizzazione aziendale che in riferimento alla gestione dei costi connessi. Il datore di lavoro ha a disposizione varie modalità di gestione tra le quali scegliere, tra queste la possibilità di assumere una nuova risorsa o selezionare un dipendente già in forza tramite il quale operare una sostituzione diretta. In quest’ultimo caso si può assegnare al dipendente il livello corrispondente al nuovo inquadramento oppure erogargli temporaneamente un superminimo. Quale delle due opzioni è più conveniente?

Chi Tutti i datori di lavoro, imprenditori e non, possono: - assumere uno o più lavoratori a tempo determinato per la sostituzione di un altro dipendente già in forza che debba assentarsi con diritto alla conservazione del posto di lavoro; - operare la sostituzione attraverso l'assegnazione di tutte o in parte le relative mansioni ad un lavoratore già in forza. Anche nell'ambito del lavoro a tempo determinato il datore di lavoro conserva il potere di assegnare al lavoratore qualifica e mansioni in relazione alle esigenze organizzative e produttive dell'impresa, ricorrendo ad altri lavoratori per lo svolgimento delle mansioni svolte dal lavoratore sostituito (Corte di Cassazione sez. lavoro, con la sentenza n. 16661 del 24 agosto 2004). Ne deriva che al lavoratore assunto in sostituzione può essere assegnata una mansione diversa da quella svolta dal sostituito: ciò affinchè sia sempre garantita al datore di lavoro la libertà di riorganizzare come ritiene opportuno la distribuzione del lavoro nella sua azienda. E’ altresì ammessa la sostituzione di un'apprendista con un lavoratore qualificato.

AttenzionePresupposto imprescindibile è l'equivalenza oraria delle prestazioni: l’orario di lavoro del sostituto o la somma degli orari di lavoro svolti dai sostituti non può superare quello dell’unità sostituita.

Cosa Il superminimo individuale costituisce una voce aggiuntiva della retribuzione rispetto ai minimi tabellari previsti dalla contrattazione collettiva ed è soggetto al principio generale dell’assorbimento nei miglioramenti retributivi previsti dalla contrattazione collettiva.

AttenzioneFacendo parte della retribuzione fissa, il superminimo rientra anche nell'imponibile ai fini del calcolo del trattamento di fine rapporto nonché nel calcolo delle mensilità aggiuntive quale la tredicesima (quindi anche nella tredicesima va pagato il superminimo) e la quattordicesima mensilità nonché nell'imponibile ai fini del calcolo del trattamento di fine rapporto. Il superminimo incide inoltre sul calcolo delle ferie, dei permessi e del compenso orario per le prestazioni di lavoro straordinario o supplementare.

Come Il superminimo può essere introdotto tramite: - un accordo individuale tra azienda e dipendente formalizzato direttamente in sede di assunzione o successivamente, risultante comunque da un documento scritto (contratto di assunzione o altra scrittura) firmato dal datore di lavoro e dal dipendente per ricevuta ed accettazione; - una clausola del contratto aziendale. - un accordo collettivo. Può anche verificarsi il caso in cui l’introduzione del superminimo sia frutto di una autonomia individuale da parte del datore di lavoro a favore di una categoria o gruppo di lavoratori di benefici fondati sulla spontaneità datoriale. In questo caso la reiterazione nel tempo determina nei lavoratori beneficiari la ragionevole aspettativa della loro continuità al sussistere delle condizioni retributive migliorative. La Cassazione ha sancito nel tempo il principio per cui tali trattamenti di miglior favore erogati da uso aziendale, in ragione della loro natura analoga ai trattamenti economico-normativi dei contratti integrativi aziendali, devono essere riconosciuti a tutti i lavoratori dipendenti della azienda in ossequio al principio di parità di trattamento retributivo e di non discriminazione.

Attenzione Le fattispecie di assenza per le quali è ammessa la causale sostituzione, anche alla luce della disciplina innovata dal decreto Lavoro (D.L. n. 48/2023) sono quelle per le quali la legge prevede il diritto alla conservazione del posto di lavoro, tra cui ricordiamo: - malattia - maternità - infortunio - congedo straordinario. - ferie.

Quando L’assunzione in sostituzione può avere una durata massima in ogni caso parametrata alla durata dell’assenza. E’ anche possibile prevedere che il nuovo rapporto di lavoro termini automaticamente nel momento in cui il dipendente sostituito sia rientrato al lavoro. In particolare, in caso di sostituzione di una dipendente assente per maternità, è possibile anticipare l’ingresso del nuovo dipendente di un mese rispetto alla data prevista per l’inizio dell’astensione dal lavoro, in modo da poter procedere alla formazione e all’affiancamento. Inoltre, la contrattazione collettiva può prevedere periodi di affiancamento più lunghi prima dell’inizio dell’assenza per maternità, così come può prevedere anche periodi di affiancamento successivi al rientro dalla maternità ai fini del passaggio di consegne. L'assegnazione di nuove ed ulteriori mansioni in sostituzione deve avvenire, invece, per assegnazione diretta, preferibilmente ricorrendo alla forma scritta, da destinare al lavoratore designato quale sostituto.

AttenzioneGli aumenti retributivi che vengono stabiliti, a qualunque titolo, dal contratto collettivo, non si sommano al superminimo goduto dal lavoratore ma lo riducono a meno che: 1) le parti non abbiano stabilito che lo stesso non è assorbibile; 2) la contrattazione collettiva non stabilisca che l’aumento non assorbe i superminimi individuali goduti dai lavoratori; 3) le parti del rapporto di lavoro hanno attribuito al superminimo la natura di compenso speciale strettamente collegato a particolari meriti o alla speciale qualità o maggiore onerosità delle mansioni svolte dal dipendente.

Calcola il risparmioLavoratore in forza presso un’azienda che applica il CCNL terziario Confcommercio - livello di inquadramento 4.Il datore di lavoro, dovendo operare una sostituzione di lavoratore assente (inquadrato al livello 2), chiede al dipendente di occuparsi di mansioni inquadrabili ad un livello superiore e deve scegliere se: - assegnargli un livello retributivo inferiore di un livello e aggiungere un superminimo di 190 euro su base mensile per l’intero periodo della sostituzione; - assegnargli, in via definitiva, un livello retributivo pari a quello del sostituito. La retribuzione di base è pari a 1.719 euro. La contribuzione ordinaria INPS a carico del datore di lavoro è di 498 euro. Risparmio %Dall’analisi dei dati sopra esposti è possibile osservare che: - durante il periodo di sostituzione il livello di costo da sostenere da parte del datore di lavoro non cambia in nessuna delle due ipotesi, in quanto anche il superminimo è totalmente imponibile computabile per la maturazione delle mensilità aggiuntive e del TFR; - dopo la fine del periodo di sostituzione il superminimo può essere sottratto, come ad accordi, ma il maggior livello assegnato deve rimanere confermato. Da questo momento l’opzione per l’assegnazione del superminimo consente al datore di lavoro di risparmiare circa il 12% del costo del lavoro mensile.

	Durante la sostituzione	Post sostituzione(sottrazione del superminimo)	Post sostituzione(Aumento livello retributivo)
Retribuzione ordinaria	1.718 euro	1.718	1.909 euro
Superminimo	190 euro	0 euro	0
Oneri contributivi	600 euro	498 euro	600 euro
Totale costo mensile	2.508 euro	2.216 euro	2.508 euro
Risparmio		12%

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Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/quotidiano/2024/04/22/sostituzione-lavoratore-assente-conviene-superminimo-aumento-livello