Dal 2025 sono cambiate le regole di rimborso e di esenzione fiscale e previdenziale per le spese di viaggio sostenute dal lavoratore in occasione di trasferte effettuate entro il territorio comunale. In quale modo? Con l’entrata in vigore del D.Lgs. n. 192/2024 sparisce il riferimento alle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore e si prevede al fine dell’esenzione la sola prova e documentazione. Misura che però deve essere vista alla luce anche delle novità previste dalla legge di Bilancio 2025.

Il D.Lgs. n. 192/2024 interviene in maniera significativa, su quelle che sono le regole di rimborso e di esenzione fiscale e previdenziale per le spese di viaggio sostenute dal lavoratore in occasione di trasferte effettuate entro il territorio comunale; in particolare, sparisce il riferimento alle spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore e si prevede al fine dell’esenzione la sola prova e documentazione.

Le modifiche vanno viste nel complesso della revisione della disciplina su trasferte e rimborsi spese previste dalla legge di Bilancio 2025 (legge n. 207/2024) che ha previsto ai fini dell’esenzione fiscale per il lavoratore e per la deducibilità in capo all’Azienda l’obbligo del pagamento con strumenti tracciati per il rimborso delle spese di vitto alloggio viaggio e trasporto.

La situazione fino al 31 dicembre 2024

Per definire il trattamento tributario dei rimborsi spese di trasferta sia per il lavoratore (dipendente/ collaboratore/ amministratore) che per l'impresa è necessario innanzitutto distinguere se queste avvengono entro o al di fuori del Comune in cui è la sede di lavoro.

Elemento fondamentale riguarda la definizione di sede di lavoro che per i lavoratori dipendenti si identifica con la sede dell’azienda datrice di lavoro indicata nel contratto di assunzione mentre per gli amministratori o collaboratori si identifica con il domicilio fiscale del collaboratore. (Circ. Agenzia dele Entrate n. 7/E/2001).

Per quanto riguarda il trattamento delle spese di trasferta entro il territorio comunale, la formulazione attuale dell’art. 51 del TUIR prevede che sia le indennità forfettarie che i rimborsi spese per le trasferte nell'ambito del territorio comunale concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente.

Sfuggono al principio di omnicomprensività del reddito le sole spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore, quali a titolo di esempio biglietti di autobus, metropolitane e treni, ricevute di taxi, indipendentemente dall'ampiezza del territorio del Comune stesso.

Per documentare le spese di trasporto, secondo la risposta a interpello dell’Agenzia delle Entrate n. 22 del 2018 è valida anche l’attestazione di pagamento di cui all’estratto conto della carta, intestata al datore stesso, rilasciato dall’emittente dello strumento elettronico (tali spese sono successivamente confermate attraverso la validazione della nota spese).

A differenza delle trasferte effettuate al di fuori del territorio comunale, gli eventuali rimborsi per utilizzo dell'auto propria del dipendente sono integralmente tassabili il capo al lavoratore; il calcolo va effettuato utilizzando le tabelle ACI sulle indennità chilometriche.

Con particolare riferimento al servizio di car sharing, l’Agenzia delle Entrate (Ris. n. 83/2016) ha chiarito che tale servizio è assimilato a servizio taxi quindi eventuali rimborsi per tali spese non concorrono alla formazione del reddito del dipendente.

Le novità dopo il D.Lgs. n. 192/2024

Le modifiche apportate dal D.Lgs. 192/2024 riguardano l’esenzione delle spese di trasporto per le trasferte effettuate entro il territorio comunale.

In particolare, la nuova formulazione dell’art. 51, comma 5 quarto periodo, prevede sempre l’imponibilità delle indennità o dei rimborsi spese per le trasferte in ambito comunale con l’eccezione delle spese di trasporto e viaggio comprovate e documentate.

Sparisce quindi la limitazione all’esenzione relativa a quelle comprovate dal vettore, con la conseguenza che, a decorrere dall’entrata in vigore del decreto, tutti i rimborsi spese per viaggio e trasporto, indipendentemente dalla modalità di effettuazione del viaggio, sono esenti per il lavoratore a condizione che le stesse siano comprovate e documentate.

Sulla base delle modifiche apportate, anche i rimborsi spese chilometrici riconosciuti al lavoratore per trasferte nel territorio comunale e sulla base delle tabelle ACI saranno esenti.

Per quanto riguarda la documentazione delle spese, si ritiene che i km fatti per essere rimborsati dovranno essere rendicontati all’interno di un documento interno aziendale (nota spese) firmato dal lavoratore mentre per tutte le altre spese di viaggio e trasporto sostenute sarà necessario documentarle mediante scontrini, ricevute o fatture.

Tabella di riepilogo

Scenario

Disciplina fino al 31 dicembre 2024

Disciplina dal 1° gennaio 2025

Trasferta entro il territorio comunale

Imponibile

Trasferta fuori del territorio comunale

Esente indennità forfettaria entro il limite art. 51 TUIR

Esente rimborso spese a piè di lista di vitto e alloggio

Rimborso delle spese di viaggio e traporto entro territorio comunale

Imponibile ad eccezione delle sole spese di trasporto comprovate da documenti provenienti dal vettore

Imponibile ad eccezione delle spese di trasporto e viaggio comprovate e documentate

Rimborso delle spese di viaggio e trasporto fuori territorio comunale

Esente

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Fonte: https://www.ipsoa.it/documents/quotidiano/2025/03/06/trasferte-lavoratori-regole-rimborsi-spese-viaggio-territorio-comunale